FAQ Boites aux lettres partagées

Le responsable d'unité adresse une demande de création de BAL partagée par le biais du formulaire d'aide en ligne. Consulter la fiche de service

Les informations nécessaires pour la création de la BAL sont :

• Le nom de la BAL (Unite - NomdelaBal)
• Le groupe d'accès (unite-bal-nomgroupe)
• L'adresse courriel associée à cette nouvelle BAL
  

Boîte aux lettres partagées : Unité–NomdelaBal 

Cette nomenclature permet de : 

• faciliter la recherche dans la liste globale; 

• aider les utilisateurs à se remémorer le nom des boîtes aux lettres partagées lors d’une connexion en ligne (dans office365 Online); 

• faciliter la recherche dans la liste globale dans Outlook. 

NOTE : Dans Outlook, les boîtes aux lettres partagées ne sont pas visibles automatiquement. Il est nécessaire de les connecter une à une, lors de la première utilisation. 

Compte associé : unite_nombal(abrégé) (ex. : ti_adm_etu) 

Cette nomenclature permet de : 

• différencier le compte associé à une boîte aux lettres partagée d’un groupe d’accès (dans lequel on utilise des traits d’union); 

• reconnaitre facilement les comptes associés aux boîtes aux lettres partagées. 

Configurer une BAL partagée sur ordinateur Windows

Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Ouvrir l’application Outlook.

2. Aller dans le menu Outils puis cliquer sur Comptes…

3. Sélectionner le compte @umontreal.ca, puis cliquer sur Avancé…

4. Choisir l’onglet Délégués, sous la fenêtre Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, et cliquer sur le +.

5. Rechercher la boîte à ajouter, puis cliquer sur Ajouter.

6. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la fenêtre, puis fermer la fenêtre des comptes.

Configurer une BAL partagée sur un appareil mobile Apple

Configurer une BAL partagée sur un appareil mobile Android

Accès à une BAL partagée dans Outlook Web

Le nom d’alias peut être trouvé dans les propriétés de la boîte aux lettres dans la liste globale

Pour déconnecter une boite aux lettres partagée, vous devez la supprimer dans votre compte sur Outlook (Même procédure que pour la connexion). Il faudra sélectionner la boite aux lettres et faire Supprimer

Consulter le lien suivant :

https://support.office.com/fr-fr/article/Ouvrir-et-utiliser-une-bo%C3%AEte-aux-lettres-partag%C3%A9e-dans-Outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd

Consulter le lien suivant :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/ouvrir-et-utiliser-une-bo%C3%AEte-aux-lettres-partag%C3%A9e-dans-outlook-sur-le-web-98b5a90d-4e38-415d-a030-f09a4cd28207

La réponse automatique d'une boite aux lettres partagée se configure exactement comme celle d'une boite personnelle.

Il est à noter que le message automatique n'est envoyé qu'une seule fois par jour au même expéditeur.

Configurer une réponse automatique dans Outlook Web

La configuration d'une règle, en tant que confirmation de réception de courriel sur une BAL partagée, dans l'application Outlook nécessite la création d'un nouveau profil Outlook.

Étape 1 : Création du nouveau profil (Nous recommandons aux CA d'unité d'utiliser Outlook 2019 de la suite Office 2019 disponible dans la logithèque)

Nouveau profil Outlook

Étape 2 : Configuration de la règle de confirmation de réception de courriel

Configuration de la règle de confirmation de réception de courriel

Le moyen le plus facile est d'ouvrir la BAL partagée dans Outlook Web.

Procédure :

Aller dans Paramètres . En bas de la page, cliquer sur Afficher tous les paramètres.

Dans l'onglet Général, cliquer sur Stockage

Pour voir la capacité de la BAL partagée dans l'application Outlook, il faudra se connecter avec le profil de la BAL partagée.

L'accès à la BAL partagée pour un nouvel employé est octroyé par le responsable d'unité en l'ajoutant dans le groupe approprié.

Oui, il suffit de glisser le dossier "Boite de réception" de la bal partagée vers les Favoris dans Outlook. Si vous avez déjà votre boite de réception en favoris, elle va se renommer automatiquement "Boite de réception  - votrenom.prenom@umontreal.ca et la seconde "Boite de réception - NomDeLaBal