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Pour connaître l’espace de stockage utilisé, suivez les étapes suivantes :
1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca )
2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).
3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.
4. Au bas de l’écran, à gauche, vous pourrez voir l’espace utilisé.
Si vous atteignez 75% ou plus d’espace utilisé, pensez à faire un ménage dès maintenant!
Avant de supprimer un fichier, nous vous invitons à consulter le guide pour faire le tri des documents.
La page 4 de ce guide précise quels types de fichiers peuvent être éliminés. Voici aussi l’aide-mémoire pour stocker la bonne information au bon endroit.
Pour libérer de l’espace, suivez les étapes suivantes:
1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca ).
2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).
3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.
4. Au bas de l’écran, à gauche, cliquer sur l’hyperlien de l’espace utilisé.
5. OneDrive affichera les fichiers les plus volumineux en ordre décroissant.
6. Sélectionner le ou les fichiers à détruire et cliquer sur Supprimer.
7. Cliquer sur Corbeille pour supprimer à nouveau le ou les fichiers.
POUR LES ACTIVITÉS EN COURS
Documents institutionnels non partagés:
Documents institutionnels partagés par vous:
POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES
Si vous utilisez l’application Outlook, suivez les étapes suivantes :
1. Dans la barre de tâches, cliquer sur Fichier.
2. Vous pourrez voir l’espace disponible et utilisé.
Si vous utilisez Outlook en ligne, suivez les étapes suivantes :
1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).
2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).
3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.
4. En haut à droite, cliquer sur Paramètres.
5. Cliquer sur Général > Stockage pour voir l’espace disponible et utilisé.
Repérez les courriels les plus volumineux et les archiver ou les éliminer
1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).
2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).
3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.
4. Cliquer sur Filtrer > Trier, sélectionner Taille & Plus grande en haut et effectuer l'archivage sur DocUM si nécessaire OU supprimer le message.
Afin de mettre en place une stratégie pour mieux gérer votre boîte courriel et pouvoir identifier quels courriels à éliminer, suivez la formation en ligne La gestion des courriels : trucs, astuces et bonnes pratiques.
Il est important de classer les courriels importants dans leurs dossiers respectifs sur DocUM (décision, position officielle, information ayant une valeur administrative, financière, légale ou patrimoniale, etc.). Pour de détails, regardez cette capsule vidéo. Il faut aussi classer les courriels contenant des renseignements personnels sur DocUM, puis supprimez-les de la boîte courriel.
Quels types de courriels peuvent être éliminés?
Quels types de courriels peuvent doivent être conservés?
Il s'agit de courriels qui contiennent de l'information non disponible ailleurs et qui sont nécessaires au suivi d'un dossier.
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Seuls les propriétaires d’une équipe Teams peuvent visualiser l’espace utilisé et disponible.
Pour consulter l’espace d’un site SharePoint, suivez les étapes suivantes :
1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.
2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.
3. Cliquer sur Paramètres > Informations sur le site.
4. Cliquer sur Afficher tous les paramètres du site.
5. Cliquer sur Métrique de stockage.
6. En haut à droite, vous pourrez voir l’espace utilisé et disponible.
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