Suspension temporaire de la scolarité

L’étudiante ou l'étudiant « peut momentanément interrompre ses études. Il existe trois catégories d’interruption des études : le congé parental, le congé de maladie et la suspension. Dans tous les cas, l’inscription, la direction de recherche ainsi que toutes les activités académiques sont suspendues pendant les trimestres d’interruption des études. Les trimestres d’interruption peuvent être consécutifs ou non, à moins que la structure du programme n’exclue cette possibilité » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 115).

Il est à noter que la suspension à plus d'un trimestre consécutif entraînera l'interruption de l'accès à certains services. Au deuxième trimestre consécutif d'interruption, l'accès au Proxy des bibliothèques est retiré automatiquement. Au quatrième trimestre consécutif sans inscription, « le statut d’étudiant est retiré entrainant le retrait de tous les services informatiques de l’UdeM, incluant le service de courriel institutionnel, le service Intranet universitaire (SIM) ainsi que la licence Microsoft Office 365. Un avis d’inactivation des services informatiques est envoyé à son adresse de courriel institutionnelle. Cet avis sera répété hebdomadairement, quatre semaines avant la date d’inactivation des services informatiques.  » (Règles d'inactivation des services, section ÉTUDIANT). Il peut être possible d'obtenir certains accommodements pour certains services; le responsable des laboratoires informatiques de l'EBSI est la personne ressource sur ces questions. Il est à noter que pour les étudiants et étudiantes déjà diplomé.e.s de l'UdeM, l'accès au courriel institutionnel sera conservé même en suspension. Finalement, l'emprunt de documents aux bibliothèques n'est plus possible pendant la suspension, mais il demeure possible de consulter les ressources (papier et électroniques) sur place.

La doctorante ou le doctorant qui désire suspendre temporairement sa scolarité doit remplir le formulaire Interruption temporaire des études accessible dans Synchro académique en cliquant sur la vignette Vos formulaires. Pour la durée de la suspension, la doctorante ou le doctorant ne reçoit aucune aide financière de l'EBSI, des ESP ou de toute autre instance concernée.

Les trimestres de suspension temporaire de la scolarité sont exclus du calcul du nombre de trimestres alloués pour compléter un programme de doctorat.

Congé parental

L’étudiante ou l'étudiant « peut demander un congé parental pour un maximum de trois trimestres consécutifs en en faisant la demande [à la doyenne ou] au doyen responsable du programme. Ce type de congé peut être renouvelé sur présentation d’une nouvelle demande [à la doyenne ou] au doyen responsable du programme » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 115A).

Congé de maladie

L’étudiante ou l'étudiant « peut demander un congé de maladie pour [elle-même ou] lui-même ou un enfant ou un parent pour lequel [elle ou] il fait office d’aidant naturel en faisant la demande [à la ou] au responsable du programme. Ce type de congé doit être motivé par un billet médical et il peut être renouvelé sur présentation d’une nouvelle demande [à la doyenne ou] au doyen responsable du programme. Si, au terme de trois trimestres consécutifs, l'étudiant [ou l'étudiante] n'est pas en mesure de réintégrer son programme d'études, le comité d'études supérieures pourra suggérer au doyen de mettre fin à la candidature de l'étudiant [ou de l'étudiante]. Ce dernier [ou cette dernière] pourra toutefois déposer une demande de réadmission lorsqu'il [ou elle] sera rétabli.  » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 115B, notre soulignement).

Suspension

« Outre le congé parental et le congé de maladie, [l'étudiante ou] l'étudiant peut demander une suspension de son inscription pour un maximum de trois trimestres si les motifs invoqués en ce sens sont acceptés par [la doyenne ou] le doyen responsable du programme. Une suspension ne peut être accordée à l'intérieur d'une période de prolongation ou de prolongation exceptionnelle » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 115C, notre soulignement).

Changement de directrice ou de directeur de recherche / Ajout d'une codirectrice ou d'un codirecteur de recherche

Si son intérêt et la progression de ses travaux l'exigent, la doctorante ou le doctorant peut demander à changer de directrice ou de directeur de recherche en cours de programme, ou à ajouter (ou changer) une codirectrice ou un codirecteur de recherche (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXVII, Article 129).

Le formulaire Annexe 7 — Changement de direction de recherche est remis au TGDE et conservé au dossier de l'étudiante ou de l'étudiant. Le Vice-rectorat adjoint aux études supérieures et postdoctorales (ESP) doit être avisé de tout changement d'une telle nature.

Changement dans la composition du comité de recherche

Si son intérêt et la progression de ses travaux l'exigent, la doctorante ou le doctorant, ou sa directrice ou son directeur de recherche (ainsi que sa codirectrice ou son codirecteur de recherche, s'il y a lieu), peuvent demander un changement dans la composition du comité de recherche. Un nouveau formulaire Annexe 5 — Composition du comité de recherche est rempli, remis au TGDE et conservé au dossier de l'étudiante ou de l'étudiant.

Prolongation, prolongation exceptionnelle et délai de grâce

La doctorante ou le doctorant bénéficie d'une première année de prolongation au terme administratif de la réalisation du programme (15 trimestres à temps plein ou 18 trimestres à demi-temps). Suite à cette première année de prolongation, une deuxième année de prolongation peut exceptionnellement être accordée. Elle ou il doit toutefois en faire une demande justifiée, avec l'accord de sa directrice ou de son directeur de recherche, et de sa codirectrice ou de son codirecteur de recherche (s'il y a lieu). Ultimement, la doctorante ou le doctorant peut demander un délai de grâce d'un trimestre. Tout comme pour la prolongation exceptionnelle, une demande justifiée doit être faite, avec l'accord de sa directrice ou de son directeur de recherche, et de sa codirectrice ou de son codirecteur de recherche (s'il y a lieu).

Prolongation

« Sur dépôt d’un plan global d’études couvrant la période de prolongation et après consultation [de la directrice ou] du directeur de recherche et du comité d’études supérieures, [la doyenne ou] le doyen peut accorder à [une étudiante ou] un étudiant une prolongation d’un an au plus pour lui permettre de satisfaire à toutes les exigences du programme » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 116).

La doctorante ou le doctorant doit remplir sur Synchro académique le formulaire de demande de prolongation en y joignant (1) une demande écrite, motivée à l'intention de la directrice de l'EBSI et à la responsable du programme de doctorat en sciences de l'information et (2) appuyée par une lettre de sa directrice ou son directeur de recherche (et par sa codirectrice ou son codirecteur de recherche, s'il y a lieu), (3) accompagnée d'un plan global d'études couvrant la période de prolongation.

Prolongation exceptionnelle

« Pour des raisons exceptionnelles et sur dépôt d’un plan global d’études couvrant la période de prolongation exceptionnelle et après consultation [de la directrice ou] du directeur de recherche et du comité d’études supérieures, la période de prolongation peut être allongée d’au plus un an par [la vice-rectrice adjointe ou] le vice-recteur adjoint aux études supérieures et postdoctorales sur recommandation [de la doyenne ou] du doyen concerné » (Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre IV, Section XXXII, Article 117).

La doctorante ou le doctorant doit remplir sur Synchro académique le formulaire demande de prolongation en y joignant (1) une demande écrite, motivée à l'intention de la directrice de l'EBSI et à la responsable du programme de doctorat en sciences de l'information et (2) appuyée par une lettre de sa directrice ou son directeur de recherche (et par sa codirectrice ou son codirecteur de recherche, s'il y a lieu), (3) accompagnée d'un plan global d'études couvrant la période de prolongation exceptionnelle.

Délai de grâce

La doctorante ou le doctorant doit remplir sur Synchro académique le formulaire demande de délai de grâce en y joignant (1) une demande écrite, motivée à l'intention de la directrice de l'EBSI et à la responsable du programme de doctorat en sciences de l'information et (2) appuyée par une lettre de sa directrice ou son directeur de recherche (et par sa codirectrice ou son codirecteur de recherche, s'il y a lieu), (3) accompagnée d'un plan global d'études couvrant la période de délai.

Abandon de programme

La doctorante ou le doctorant qui abandonne le programme doit faire parvenir un avis écrit au TGDE, avec copie conforme à la responsable du programme de doctorat en sciences de l'information. L'annulation prend effet le jour de la réception de l'avis. La doctorante ou le doctorant « qui abandonne le programme sans se conformer à cette exigence est réputé inscrit jusqu'à la fin du trimestre. Son inscription est ensuite annulée automatiquement et la mention « échec par absence » (F*) est portée au relevé de notes pour tous les cours non complétés. »

La doctorante ou le doctorant dont l'inscription est annulée doit, pour être réadmise ou réadmis, soumettre une nouvelle demande d'admission.

(Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales, Chapitre II, Section IV, Article 19A).