L'EBSI a la responsabilité de documenter ses activités. Cela implique notamment la conservation de tout le matériel pédagogique produit dans le cadre d'un cours (plan de cours, questionnaires d'examens, directives pour les travaux, cahiers d'exercices, corpus remis aux étudiants, etc.).

Durées de conservation du matériel pédagogique relatif aux cours

La règle de conservation établie par la Division de la gestion de documents et des archives pour la conservation du matériel de cours par les unités d'enseignement est la règle no 424 Dossier de cours. Les dossiers peuvent comprendre : plan de cours, liste d'étudiants, questionnaires d'examen, exemplaires des exercices et des travaux pratiques, résultats de travaux et d'examens, notes de cours, correspondance et autres. Les dossiers de cours sont conservés sur support papier deux ans à l'EBSI, cinq ans à l'état semi-actif à la DGDA, puis conservation permanente.

Source : http://www.archiv.umontreal.ca/service/calendrier/regles/R-0424.htm.

Gestion du matériel pédagogique relatif aux cours

Tous les professeurs et les chargés de cours sont tenus de déposer au secrétariat de l'École, à la fin de chaque trimestre, une copie de leur matériel pédagogique. Le secrétariat est responsable du transfert de ces documents à la Division de la gestion de documents et des archives, et ce, en vertu des délais de conservation prescrits. Il est suggéré de transférer les documents à la même période chaque année, en utilisant le formulaire de transfert de la Division de la gestion de documents et des archives, disponible au secrétariat.