Le portfolio doctoral permet de suivre le cheminement des doctorants dans leur programme et de s'assurer qu'ils développent les compétences transversales (gestion de projet, publications et présentations scientifiques, compétences en enseignement) essentielles aux futurs chercheurs ou professionnels de haut niveau.

La mise à jour annuelle du portfolio permet au doctorant de dresser le bilan de ses réalisations et au Comité des études doctorales de s'assurer qu'il chemine normalement dans le programme. Elle permet également au doctorant de souligner les activités complémentaires pertinentes réalisées pour atteindre des objectifs personnels.

Procédures

Préparation et mise à jour du portfolio

Le portfolio doctoral propose des rubriques qui mettent en valeur les activités exigées au programme de doctorat, ainsi que les compétences transversales à développer. Chaque année, le doctorant renseigne les rubriques pertinentes à son propre cheminement. L'utilisation d'un gabarit est fortement recommandée puisqu'elle permet aux professeurs qui examinent le portfolio de constater l'avancée des doctorants dans leur cheminement, et aux doctorants d'identifier les facettes qui restent à explorer en fonction de leurs propres besoins et intérêts. Même si le doctorant n'est pas tenu de soumettre son portfolio à son directeur de recherche, il lui est recommandé de le faire pour bénéficier de l'expérience qu'a le professeur de ce type de document.

Dépôt du portfolio et des documents d'accompagnement

À la date fixée par le responsable du programme, le doctorant est invité à déposer chaque année la version mise à jour de son portfolio. Le portfolio est cumulatif et l'ensemble des activités et réalisations du doctorant doit y être consigné de façon claire et facile à interpréter. Le portfolio et les annexes sont déposés sous forme numérique auprès du responsable du programme.

Lors du dépôt annuel, le portfolio doit être accompagné d'une lettre du doctorant résumant, d'une part, ses principales réalisations des douze mois précédents et précisant, d'autre part, les objectifs à atteindre au cours des douze mois qui suivront.

Le portfolio peut être complété par tout document que le doctorant désire présenter au Comité des études doctorales, par exemple des publications récentes, des plans de cours, du matériel pédagogique qu'il a préparé, etc.

Examen du portfolio

Le portfolio est examiné par les professeurs membres du Comité des études doctorales. Le directeur de recherche et le codirecteur de recherche (le cas échéant), ainsi que tout autre professeur avec lequel le doctorant a travaillé en cours d'année et dont le responsable du programme désire obtenir l'avis, peuvent être invités à participer à l'examen du portfolio.

Entrevue

Le doctorant peut être invité à rencontrer les professeurs membres du Comité des études doctorales si ceux-ci jugent qu'un entretien est nécessaire et sera utile à l'appréciation de son cheminement dans le programme. Au moment de l'examen de son portfolio, le doctorant peut également demander à être reçu en entrevue par le Comité pour faire part de ses questions ou préoccupations.

Lettre d'appréciation et rapport d'évaluation

Suite à l'examen du portfolio, une lettre d'appréciation personnalisée est remise au doctorant par le responsable du programme. Une copie de la lettre est conservée au dossier du doctorant.