Identifier les ressources offertes (boîte à outils)
Dans le cas d'un cours diffusé sur StudiUM : Valider l'autonomie de médiatisation du responsable et le cas échéant : (au besoin) offrir un soutien par l'équipe technique
Clarifier les modes de communications avec l'équipe de soutien (aide, accompagnement, soutien technique) (demander au responsable d'effectuer ses futures communications "pédagogiques" à partir de la tâche "accompagnement techno pédagogique")
Dans la "Demande de service (RITM)" en traitement (parent) :
Champ "Livraison estimée" : Inscrire la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants NOTE : Cette information est parfois inscrite dans la description de la demande de service (RITM) !
Dans les pièces jointes : ajouter le plan de formation (liste des activités fournit par le responsable)
Notes internes :
Dans le cas des classes virtuelles :
Inscrire le nombre d'étudiants
confirmer/infirmer intention d'enregistrer
Dans le cas des cours sur StudiUM : Préciser si le responsable du cours nécessite un soutien à la médiatisation
Inscrire toute information générale et pertinente à la livraison de la "Demande de service (RITM)"
Fermer la tâche de servie "Entrevue" : mettre l'état à : "Fermé terminé"
NOTE : à la fermeture de la tâche "Entrevue", deux autres taches de services seront automatiquement activées : "Accompagnement techno pédagogique" et "Planification technologique"
Accompagnement techno pédagogique - Responsable de cours (SCTASK)
Tâche de service (SCTASK)
Automatiquement placé à "Ouvert" dès que la tâche "Entrevue" est fermée
Représente une continuité à l'entrevue pour le "responsable du cours" et prévois les "premiers contacts pédagogiques" avec les "présentateurs"
Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien techno pédagogique"
Pour traitement en continue tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) du cours
Devrait être fermé au moment ou l'ensemble des prestations à soutenir ont été offertes (incluant les tâches de soutien associées)
Consultez la liste des tâches de services "ouvertes" et devant être traitées
Identifier et ouvrir une tâche "Accompagnement techno pédagogique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
Affectez-vous cette tâche
Modifier l'état" pour : "En traitement"
Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants (voir RITM)
(A) Si le responsable est le seul présentateur :
Conseils et recommandation :
Stratégies de suivi du cheminement d'apprentissage des étudiants
Mode de communication (aide, questions, collaboration)
Stratégies pour engager les étudiants
Évaluation des acquis
Dans le cas d'un préenregistrement :
préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
bonnes pratiques d'enregistrement...
Dans le cas d'une classe virtuelle :
préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
bonnes pratiques pour dynamiser la prestation
gestion des droits de parole
(B) Si le responsable fait appel à d'autres présentateurs...
Il n'est pas nécessairement pertinent de prendre contact avec chacun des présentateurs associés à un cours . Déjà lors de l'"Entrevue", le responsable du cours vous aura donné une bonne idée du niveau d'aisance/autonomie de ses présentateurs. Vous pouvez ajuster vos interventions en fonction. Toutefois, il est minimalement important de vous assurer que tous disposent des informations de base préparée pour eux, à savoir :
Existence de la boite à outils (recommandations pour la préparation des contenus, la prestation devant caméra et les stratégies pour dynamiser la prestation)
Comment obtenir un soutien technique ou un conseil techno pédagogique
Pour optimiser votre soutien à de multiples présentateurs...
Il est possible d'envoyer une communication à tous les présentateurs à partir de la tâche d'accompagnement (SCTASK). Pour ce faire :
Accéder à la tâche de soutien "Accompagnement... (SCTASK)"
Ajouter des présentateurs à la liste de surveillance
Identifier la liste de surveillance (dans la tâche de service, coin supérieur gauche de l'onglet "Communication")
Sélectionner l'icône "Déverrouiller la liste de surveillance" L'interface de gestion de la liste de surveillance apparaît
Saisir (copier-coller) chacun des noms des présentateurs dans le champ de recherche des utilisateurs NOTE : Si l'utilisateur (présentateur) existe dans la base de données du CRM, il sera reconnu. Cela est préférable ! ... et appuyer sur la touche "Retour" pour ajouter à la liste... Si le présentateur ne figure pas dans la base de données, simplement saisir son adresse courriel dans le champ "Ajouter une adresse courriel"
... et appuyer sur la touche "Retour" pour ajouter à la liste...
+ Répéter pour chaque présentateur...
Lorsque vous avez terminé, sélectionner l'icône "Verrouiller la liste de surveillance" La liste est fermée et prête pour votre communication...
Composer votre communication dans le champ "Commentaire"
"Mettre à jour" la tâche de service : la communication sera envoyée par courriel à chacun des noms inscrit à la liste de surveillance et sera ajoutée à la liste des communications NOTE : les réponses (reply) de chaque présentateur aboutiront dans les communications de cette tâche de service. Nous recommandons de "SUIVRE" celle-ci.
Conseils et recommandation :
Stratégies de suivi du cheminement d'apprentissage des étudiants
Mode de communication (aide, questions, collaboration)
Stratégies pour engager les étudiants
Évaluation des acquis
Au besoin (dans le cas ou un accompagnement est demandé par un présentateur : simplement créer dans cette "Tâche de service "Accompagnement... (SCTASK)" une tâche de soutien (TASK) " Accompagnement TP - Présentateur" pour chacun des présentateurs à soutenir :
Identifier et sélectionner le bouton dans le bas de la "Tâche de service" > Une nouvelle tâche de soutien apparaîtra
Choisir le modèle de tâche "Accompagnement TP - Présentateur" > Les valeurs par défaut pour ce type de tâche s'appliqueront : description/intitulé, groupe d'affectation, consignes
Affectez-vous cette tâche (ou la laisser à vos collègues selon la convention de répartition avec eux)
Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone de la diffusion asynchrone (pour les étudiants) (voir date dans le document "plan de formation" en p.j. au RITM)
Appuyer sur "Soumettre" > Un nouvelle tâche de soutien (pédagogique) est créée et associée à la Tâche de service "Accompagnement"
Voir description de la tâche de soutien " Accompagnement TP - Présentateur"
Dans la "Tâche de soutien (SCTASK)" d'accompagnement :
Noter vos communications et actions dans le champ "Notes internes"
Communiquer (courriel) avec le responsable via le champ "Commentaires"
Fermer la tâche de service "Accompagnement..." : mettre l'état à : "Fermé terminé"
Planification technologique (SCTASK)
Tâche de service (SCTASK)
Automatiquement placé à "Ouvert" dès que la tâche "Entrevue" est fermée
est annoncée par le représentant lors de l'entrevue avec le "responsable du cours" et prévoit les "premiers contacts techniques" avec les "présentateurs"
Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technologique"
Pour traitement en continue tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) du cours
Devrait être fermé au moment ou l'ensemble des prestations à soutenir ont été offertes (incluant les tâches de soutien associées)
Consultez la liste des tâches de services "ouvertes" et devant être traitées
Identifier et ouvrir une tâche "Planification technologique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
Affectez-vous cette tâche
Modifier l'état" pour : "En traitement"
Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants (voir RITM)
(A) Si le responsable est le seul présentateur...
Conseiller le présentateur quant au choix d'outil de captation
Valider les accès à l'outil choisi
Transmettre les informations d'utilisation
Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
Dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
Valider les accès à l'outil
Transmettre les informations d'utilisation
Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
Dans le cas des groupes de :
plus de 25 étudiants : Valider la présence d'un modérateur
plus de 100 étudiants : Annoncer la présence d'un technicien en salle à l'ouverture de la rencontre
Préciser le rôle du modérateur (surtout dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance). Au besoin : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
(B) Si le responsable fait appel à d'autres présentateurs...
Conseiller le présentateur quant au choix d'outil de captation
Valider les accès à l'outil choisi
Transmettre les informations d'utilisation
Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
Dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
Création, dans cette Tâche de service "Planification..." d'une tâche de soutien (TASK) " Soutien ..." pour chacun des présentateurs à soutenir :
Identifier et sélectionner le bouton dans le bas de la "Tâche de service" > Une nouvelle tâche de soutien apparaîtra
Choisir le modèle de tâche approprié :
"Accompagnement TP - Présentateur"
"Soutien à l'ENR - En salle" (Applicable aux enregistrements avec ZOOM seulement) : Technicien présent dans la salle d'enregistrement pour un soutien
"Soutien à l'ENR - Sur appel" : Technicien en disponibilité et offrant une vigie accrue au moment de l'enregistrement
"Soutien ZOOM - En salle" (Offert aux groupes de plus de 100 étudiants seulement) : Technicien présent en salle à l'ouverture de la rencontre
"Soutien ZOOM - Sur appel" : Technicien en disponibilité et offrant une vigie accrue au moment de la prestation en classe virtuelle
> Les valeurs par défaut pour le type de tâche sélectionné s'appliqueront : description/intitulé, groupe d'affectation, consignes
Ne vous affectez pas personnellement cette tâche (les membres de l'équipe de soutien technique se répartiront ces tâches en fonction de l’achalandage et selon la convention de répartition avec eux)
Date d'échéance : inscrire la date et l'heure de l'événement à soutenir
Appuyer sur "Soumettre" > Une nouvelle tâche de soutien (pédagogique) est créée et associée à la Tâche de service "Planification"
Voir description des tâches de soutien de type " Soutien ..." plus bas
Dans la "Tâche de soutien (SCTASK)" d'accompagnement :
Noter vos communications et actions dans le champ "Notes internes"
Communiquer (courriel) avec le responsable via le champ "Commentaires"
Fermer la tâche de service "Planification..." : mettre l'état à : "Fermé terminé"
Automatiquement placé à "Ouvert" à la création de la tâche
Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technologique"
Est en lien avec un présentateur associé au cours couvert par les SCTASK et RITM parents...
tâche plus éphémère, mais pour traitement en continu tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) de la présentation
échéance = date limite de soutien : prestation doit être offerte aux étudiants
Devrait pouvoir être fermé au moment ou la prestation à soutenir a été offertes
Consultez la liste des tâches de soutien "ouvertes" et devant être traitées
Identifier et ouvrir une tâche "Accompagnement techno pédagogique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
Affectez-vous cette tâche
Modifier l'état" pour : "En traitement"
ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone ou préenregistrement asynchrone)
Prendre rendez-vous avec le présentateur et ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone ou préenregistrement asynchrone)
Dans le cas d'un préenregistrement :
préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
bonnes pratiques d'enregistrement...
Dans le cas d'une classe virtuelle :
préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
bonnes pratiques pour dynamiser la prestation
gestion des droits de parole
Soutien technique - Présentateur (TASK)
Tâche de soutien (TASK)
Automatiquement placé à "Ouvert" à la création de la tâche
Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technique"
Est en lien avec un événement (présentateur) et est associé au cours couvert par les SCTASK et RITM parents...
Tâche ponctuelle programmée au moment de la prestation (synchrone ou asynchrone)
échéance = date et heure de l'événement (synchrone ou asynchrone) à soutien : Prestation
À fermer dès que la prestation à soutenir est terminée
Consultez le "Calendrier : Soutien technique" listant par date les tâches de soutien "ouvertes" et devant être traité
Identifier et ouvrir la/les tâches de type "Soutien..." non affecté et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
Affectez-vous cette tâche
Modifier l'état" pour : "En traitement"
Selon la nature du soutien à offrir, être vigilant et en disponibilité pour toute demande d'assistance pouvant émaner de cette prestation NOTE : Une priorisation peut être appliquée en cas d’achalandage :
Enseignants et modérateurs avant les étudiants
Prestations inscrites au calendrier de soutien technique avant prestations non inscrites
Cours inscrit au service de soutien avant les cours non inscrits
Si le présentateur ne figure pas dans la base de données, simplement saisir son adresse courriel dans le champ "Ajouter une adresse courriel"
dans le bas de la "Tâche de service"
dans le bas de la "Tâche de service"