Le portfolio doctoral permet de suivre le cheminement des doctorantes et doctorants dans leur programme et de s'assurer qu'ils développent les compétences transversales (gestion de projet, publications et présentations scientifiques, compétences en enseignement) essentielles aux futurs chercheuses et chercheurs, ou professionnelles et professionnels de haut niveau.

La mise à jour annuelle du portfolio permet à la doctorante ou au doctorant de dresser le bilan cumulatif de ses réalisations et au Comité des études doctorales de s'assurer qu'elle ou il chemine normalement dans le programme. Elle permet également à la doctorante ou au doctorant de souligner les activités complémentaires pertinentes réalisées pour atteindre des objectifs personnels.

Procédures

Préparation et mise à jour du portfolio

Le portfolio doctoral propose des rubriques qui mettent en valeur les activités exigées au programme de doctorat, ainsi que les compétences transversales à développer. Chaque année, la doctorante ou le doctorant renseigne les rubriques pertinentes à son propre cheminement. L'utilisation d'un gabarit (Annexe 10 - Portfolio doctoral) est fortement recommandée puisqu'elle permet aux professeures et professeurs qui examinent le portfolio de constater l'avancée des doctorantes et doctorants dans leur cheminement, et aux doctorantes et doctorants d'identifier les facettes qui restent à explorer en fonction de leurs propres besoins et intérêts.

Même si la doctorante ou le doctorant n'est pas tenu de soumettre son portfolio à sa directrice ou son directeur de recherche, et à sa codirectrice ou son codirecteur de recherche (s'il y a lieu), il lui est fortement recommandé de le faire pour bénéficier de l'expérience qu'ont ces personnes de ce type de document.

Dépôt du portfolio et des documents d'accompagnement

À la date fixée par la responsable du programme de doctorat, la doctorante ou le doctorant est invité à déposer chaque année la version mise à jour de son portfolio. Le portfolio est cumulatif et l'ensemble des activités et réalisations de la doctorante ou du doctorant doit y être consigné de façon claire et facile à interpréter.

Lors du dépôt annuel, le portfolio doit être accompagné d'une lettre de présentation (2 à 3 pages) rédigée par la doctorante ou le doctorant qui, d'une part, résume ses principales réalisations des douze mois précédents et, d'autre part, précise les objectifs à atteindre au cours des douze mois qui suivront. Le contenu de cette lettre doit être en lien avec les principales sections du portfolio doctoral : scolarité au doctorat, financement, recherche et rayonnement scientifiques, enseignement, implications dans le milieu scientifique ou professionnel.

Le portfolio peut être complété par tous les documents pertinents (annexes) que la doctorante ou le doctorant désire présenter au Comité des études doctorales, par exemple des publications récentes, les plans de cours des cours qu'elle ou il a donnés durant l'année, du matériel pédagogique qu'elle ou il a préparé, etc.

Un seul fichier au format PDF doit être transmis à la responsable du programme de doctorat, dans lequel les documents requis dont présentés dans l'ordre suivant : lettre de présentation, portfolio, annexes.

Examen du portfolio

Le portfolio est examiné par les professeures et professeurs membres du Comité des études doctorales. La directrice ou le directeur de recherche, la codirectrice ou le codirecteur de recherche (s'il y a lieu), ainsi que toute autre professeure ou tout autre professeur avec qui la doctorante ou le doctorant a travaillé en cours d'année et dont la responsable du programme désire obtenir l'avis, peuvent être invités à participer à l'examen du portfolio.

Entrevue

La doctorante ou le doctorant peut être invité à rencontrer les professeures et professeurs membres du Comité des études doctorales si ceux-ci jugent qu'un entretien est nécessaire à l'appréciation de son cheminement dans le programme. Au moment de l'examen de son portfolio, la doctorante ou le doctorant peut également demander à être reçu en entrevue par le Comité pour faire part de ses questions ou préoccupations.

Lettre d'appréciation et rapport d'évaluation du Comité des études doctorales

Suite à l'examen du portfolio, une lettre d'appréciation personnalisée est remise à la doctorante ou au doctorant par la responsable du programme de doctorat, qui reflète l'avis et les recommandations des professeures et professeurs membres du Comité des études doctorales. Cette lettre est envoyée en copie conforme, pour information, à la directrice ou au directeur de recherche, de même qu'à la codirectrice ou au codirecteur de recherche (s'il y a lieu) de la doctorante ou du doctorant. Une copie de la lettre est conservée au dossier de la doctorante ou du doctorant.