L'EBSI a la responsabilité de documenter ses activités. Cela implique notamment la conservation de tout le matériel pédagogique produit dans le cadre d'un cours (plan de cours, questionnaires d'examens, directives pour les travaux, cahiers d'exercices, corpus remis aux étudiantes et étudiants, etc.).

Durées de conservation du matériel pédagogique relatif aux cours

La règle de conservation établie par la Division des archives et de la gestion de l'information (DAGI) pour la conservation du matériel de cours par les unités d'enseignement est la règle no 1520 Dossier de cours. Les dossiers peuvent comprendre : plan de cours, liste d'étudiantes et étudiants, questionnaires d'examen, exemplaires des exercices et des travaux pratiques, résultats de travaux et d'examens, notes de cours, correspondance et autres. Les dossiers de cours sont conservés sept ans à l'EBSI, puis envoyés à la DAGI pour conservation permanente.

Source :https://archives.umontreal.ca/gestion-de-documents/regles-de-gestion/01000-enseignement/#r01520.

Gestion du matériel pédagogique relatif aux cours

Tous les membres du corps enseignant sont tenus de déposer au secrétariat de l'École, à la fin de chaque trimestre, une copie de leur matériel pédagogique. Le secrétariat est responsable du transfert de ces documents à la Division des archives et de la gestion de l'information, et ce, en vertu des délais de conservation prescrits. Il est suggéré de transférer les documents à la même période chaque année en format papier ou électronique au secrétariat de l'École.