L'EBSI est dirigée par la directrice qui est nommée par le doyen de la Faculté pour des mandats de quatre ans. L'assemblée de département se réunit normalement une fois tous les deux mois de septembre à mai.

Les membres votants sont

• les professeures et professeurs réguliers;
• les représentantes et représentants étudiants;
• les représentantes et représentants du personnel chargé de cours.

La structure de l'ensemble des comités, incluant ceux qui n'ont pas de représentation étudiante ou du personnel chargé de cours, et la description de leur mandat est présentée ci-dessous.

Mandats des comités de l'EBSI

Au début de chaque année académique, la direction de l'EBSI établit la composition des divers comités.

Comité des études (COÉT) (Comité statutaire la FAS)

Les Statuts de l'université prévoient à l'article 34.01 qu'« un comité des études est constitué dans les départements ». Le Comité des études donne son avis à l'assemblée de département sur tout projet d'élaboration, de modification de programme d'études, de cours et autres activités pédagogiques et de modification du règlement pédagogique. À l'EBSI, le COÉT reçoit l'avis de quatre comités, le Comité de la maîtrise en sciences de l'information, le Comité du certificat en archivistique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique, et le Comité des études doctorales, qu'il autorise à donner directement leur avis à l'Assemblée de département relativement au programme qui les concerne. Le COÉT est un comité statutaire de la FAS et sa composition est régie par le règlement de la FAS; pour l'EBSI la composition est la suivante : Directrice + 3 étudiant(e)s (dont au moins 1 étudiant(e) des cycles supérieurs) + 3 professeur(e)s + 2 diplômé(e)s. En principe la durée des mandats des membres ne devrait pas dépasser trois ans.

Comité des études supérieures (COÉTSUP) (Comité statutaire des ESP)

Ce comité, prévu au règlement pédagogique des ESP, doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de toutes les étudiantes et de tous les étudiants inscrits à un programme d'études supérieures et avise par écrit celles et ceux qu'il considère à risque d'échec. Le rôle du Comité des études supérieures en est surtout un d'arbitrage en cas de litige de nature pédagogique. Il doit faire rapport à l'Assemblée de département au moins une fois par année. Plus spécifiquement, l'article 34 du Règlement pédagogique des Études supérieures et postdoctorales (ESP) précise que :

[La] priorité doit être accordée à l'évaluation et au suivi des étudiants selon les dispositions pertinentes du Règlement pédagogique des études supérieures et postdoctorales. Le comité d'études supérieures doit s'assurer que les objectifs de formation soient partagés par les membres du corps professoral et les étudiants et que la manière de les atteindre s'appuie sur des pratiques favorisant la réussite des études.

De plus, les responsabilités du comité d'études supérieures peuvent comprendre :

• le recrutement, l'admission et l'inscription des étudiantes et des étudiants;
• l'application des politiques locales de soutien financier aux étudiantes et étudiants;
• l'accueil des nouvelles étudiantes et nouveaux étudiants et leur intégration aux milieux de formation;
• le suivi du plan global d'études et du cheminement étudiant.

En vertu de l'article 38, le Comité d'études supérieures examine aussi les demandes de suspension ou de prolongation de scolarité et peut « recommander au doyen d'autoriser l'étudiant à s'inscrire au trimestre suivant, de mettre fin à la candidature de celui-ci(selon les articles 51f pour les programmes de deuxième cycle et 97f pour le troisième cycle) ou de lui accorder un trimestre de probation ».

La composition du comité (au moins trois professeures et professeurs) est déterminée par le règlement pédagogique des ESP.

Comité des admissions (COMAD)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des admissions étudie toutes les demandes d'admission (régulières et en programmes d'échanges) au programme de maîtrise en sciences de l'information et recommande ou non l'admission des candidates et candidats. Il voit à l'élaboration et à la mise à jour de tous les documents et outils requis pour l'admission et la sélection des candidates et candidats. Les membres du COMAD sont en principe choisis parmi les membres du COÉTSUP.

Comité des bourses (COBO)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des bourses a pour mandat l'octroi des diverses bourses d'études disponibles aux étudiantes et étudiants de l'École. Il fait la promotion des concours, voit à l'application des règles propre à chaque concours, reçoit et analyse les dossiers des candidates et candidats, sélectionne les récipiendaires et organise une séance annuelle de remise des bourses, excluant les bourses de voyage réservées aux étudiantes et étudiants au doctorat qui sont attribuées par les membres du COMED. Les membres du COBO sont en principe choisis parmi les membres du COÉTSUP.

Comité du premier cycle (COPREC)

Le rôle du Comité du premier cycle en est surtout un de coordination entre les deux comités des certificats. Le comité doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de toutes les étudiantes et tous les étudiants inscrits aux certificats et avise par écrit celles et ceux qu'il considère à risque d'échec.

Comité de la maîtrise en sciences de l'information (COMSI)

Sous-comité du COÉT présidé par la directrice de l'EBSI, le Comité de la maîtrise donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de maîtrise et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve l'enregistrement des sujets de recherche des étudiantes et étudiants inscrits à l'orientation recherche. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme, et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité du certificat en archivistique (COCA)

Sous-comité du COÉT présidé par le responsable du programme du certificat en archivistique, le Comité du certificat en archivistique donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat, et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité du certificat en gestion de l'information numérique (COGIN)

Sous-comité du COÉT et présidé par le responsable du programme du certificat en gestion de l'information numérique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique donne son avis sur l'élaboration, l'évaluation et les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat, et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité des études doctorales (COMED)

Sous-comité du COÉT présidé par la coordonnatrice des études doctorales, le Comité des études doctorales donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de doctorat et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve la formation des comités de recherche et l'enregistrement des sujets de recherche des doctorantes et doctorants. Il voit à la composition des jurys de l'examen général de synthèse. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme, sélectionne et participe au recrutement des candidates et candidats et à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité d'informatique documentaire (COMID)

Le Comité d'informatique documentaire voit à établir et à tenir à jour un plan de développement de l'informatique et des technologies de l'information à l'École. Il dresse chaque année l'état des besoins en équipements, logiciels et ressources web pour l'enseignement et la recherche à l'École. Il fait rapport à l'Assemblée de département sur toute question relative à l'informatique documentaire et aux technologies de l'information.

Comité de la recherche (CORECH)

Le Comité de la recherche voit à stimuler et animer la recherche à l'École, à recueillir et à diffuser aux professeures et professeurs toute l'information pertinente sur la recherche. Il participe à la promotion de la recherche à l'EBSI de concert avec le Comité des relations publiques.

Comité des relations publiques (CORPU)

De concert avec le bureau des communications de la FAS, le Comité des relations publiques voit à l’élaboration et à la mise à jour du Plan de communication de l’École. En collaboration avec les comités concernés, il met à jour, au besoin, un plan de recrutement ciblé pour chaque programme de formation de l’École. Il voit à l’élaboration, à la mise à jour et à la diffusion des outils promotionnels de l’École. Il est responsable du bulletin de liaison avec les diplômés, En direct de l’EBSI, publié annuellement. Il élabore et tient à jour les listes d’envois de l’École. Il entreprend, après consultation avec le directeur, toute activité d’intervention publique et de lobbying jugée nécessaire par l’École.

Comité des conférences-midi (COCOMI)

Sous-comité du Comité de la recherche, le Comité des conférences midi voit à la programmation et à l'organisation des conférences midi de l'École. Il est également responsable de la promotion et de l'évaluation des conférences midi. Le COCOMI est un comité conjoint de l'École et de l'AEEEBSI. Les membres du COCOMI sont en principe choisis parmi les membres du CORECH.

Comité équité, diversité et inclusion (CÉDI)

Le Comité équité, diversité et inclusion (CEDI) vise à mettre en place des initiatives reconnaissant le caractère unique de chaque membre de la communauté de l’EBSI et des milieux professionnels en sciences de l’information, pour la promotion d’un traitement équitable, juste et sécuritaire.

Comité sur la santé mentale (COSAM)

Le mandat du comité est de soutenir les activités favorisant le bien-être des étudiantes et étudiants. Il informe la communauté de l'EBSI des ressources et programmes disponibles en santé mentale. Le comité vise aussi de façon générale à faire le lien avec des comités ou instances similaires ailleurs à l’Université de Montréal, notamment avec le réseau des sentinelles.

Comité sur le FabLab (COFALA)

Mandat à venir

Comité local de soutien à l'enseignement (CLoSE)

Le comité est consulté sur l'élaboration de la politique sur le soutien à l'enseignement (attribution d'aide au corps enseignant) et fait des recommandations au département concernant l'application de la politique de soutien à l'enseignement. Il s'assure que la politique sur le soutien à l'enseignement est publique et accessible. Le comité reçoit les plaintes de chargées et chargés de cours relatives à la répartition des auxiliariats d'enseignement et s'assurent de l'application de la convention. Le comité en fait rapport à la direction.

Comité d'accueil (CODAC)

Le comité d’accueil est en charge de l’accueil des nouveaux membres du personnel (professoral, chargé de cours, professionnel et de soutien) afin de s’assurer que toute l’information pertinente leur soit transmise. Les membres du comité s’assureront de fournir des réponses adéquates à leur questions. Le comité est également responsable de la mise à jour du Guide du personnel chaque été.

Comité de l'évaluation continue (CECO)

Le mandat de cette instance consiste à implanter à l'EBSI un processus d'évaluation continue des programmes. À cette fin, le CECO :

• Coordonnera les sessions de formation et d'information nécessaires à la réalisation de son mandat.
• Coordonnera la mise à jour, sous forme de Tableau de bord, d’une base de données contenant toutes les informations pertinentes à l’évaluation continue des programmes;
• Coordonnera l’élaboration des documents et autres outils d’analyse et de reddition de compte (le tableau de bord, l’environnement de soutien …) qu’il jugera utiles à l’implantation, au suivi et à l’évaluation de la démarche d’évaluation continue des programmes;
  o Ces développements devront se faire dans le cadre de projets spéciaux (projets CLIP, recherche individuelles par les étudiants, etc.)
• Compilera et analysera les renseignements qui lui auront été transmis annuellement lors de l’application de la démarche d’évaluation continue des programmes;
• Produira les rapports détaillés ou synthèses utiles, notamment en prévision de la réunion bilan annuelle.

Comité de la planification des espaces (COMPLES)

Le COMPLES fait les études nécessaires et les recommandations appropriées pour que la directrice puisse mener adéquatement toute affaire relative à la planification des espaces, spécifiquement :

• Attribution des bureaux et des espaces de recherche;
• Entretien et rénovation;
• Aménagement des aires communes.

Le COMPLES se réunit régulièrement (par exemple à raison d’une fois par semaine) afin d’assurer le suivi des travaux s’il y a des travaux en cours de planification ou d’exécution. Il informe l’ensemble de la communauté de l’EBSI de l’avancement des travaux sur une base régulière et recueille et analyse les commentaires et suggestions émis par les membres de la communauté à ce propos.

Comité local d'intégration pédagogique (CLIP)

« [L]e mandat des Comités locaux d'intégration pédagogiques est de :

• favoriser la réalisation de projets pédagogiques;
• évaluer les projets qui lui sont soumis, en lien avec les objectifs départementaux, facultaires et institutionnels;
• acheminer à l'assemblée départementale ou à l'assemblée de faculté les projets qu'il recommande;
• transmettre ceux qu'il recommande au Comité universitaire d'intégration pédagogique. »

Source : Politique sur l'intégration pédagogique des chargées et des chargés de cours de l'Université de Montréal

Comité de divulgation des conflits d'intérêt (CODICOIN)

Ce comité a comme responsabilité de vérifier et de valider les déclarations de conflit d'intérêt tel que requis par le rectorat de l'université.

Comité départemental sur la charge professorale (CODCHAP)

Au plus tard le 1^er octobre, le comité propose à la directrice, dans le respect des balises prévues à l'annexe VIII de la convention collective, une charge de travail normale pour l'unité. Cette proposition doit inclure l'ensemble des données factuelles reçues et est simultanément déposée à l'Assemblée départementale.