Attention !

Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

- - Formulaires de demandes de service
  - Descriptions de chaque service et solution
  - Assistance à l’accès
  - Aide à l’utilisation des solutions
  - Foire aux questions
  - Guides et procéduriers
  - Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)

http://services-ti.medecine.umontreal.ca

Ce site sera par la suite fermé. Refaites vos raccourcies

Gestion des licences

L'unité doit présenter sont plan d’affaires à la direction de la faculté pour obtenir les fonds nécessaires à l’acquisition des licences Examsoft (une licence par étudiant, par année, nombre illimité d’évaluation).
Les contrats de licences sont gérés par le BST.
Le contrat de base a été prévu pour permettre l'ajout de nouveaux groupes d'exploitants sans devoir passer par un processus d'appels.
La date anniversaire des licences est le 1er août de chaque année.
les licences sont sur la base du nombre d'étudiants par année (aucune limite sur le nombre d'examens, d'enseignants ou de questions).

Conditions d'utilisation

Chaque unité doit :

Imposer l'acquisition des postes informatiques aux étudiants des cohortes concernées
Identifier et responsabiliser un répondant départemental unique (pilote) pour toutes questions concernant l'exploitation de l'instance ExamSoft et les licences attribuées à l'unité. Il est aussi nécessaire d'identifier une personne supplémentaire pouvant agir de suppléante advenant que le pilote ne puisse remplir ses responsabilités.
Procéder à la réservation des salles permettant la tenue des examens assistés par ordinateur (salle électrifiée).
Constituer et gérer son dictionnaire de catégorie en fonction de ses objectifs de cours, de programmes et/ou d’agrément.
Gérer les processus de conception et de validation des questions et doit par le fait même gérer l'ensemble du patrimoine déposé dans la banque départementale de question. Une personne responsable de la banque de question doit être identifiée (ainsi qu'un suppléant)
Produire et gérer son calendrier d'évaluation et s'harmoniser avec le Bureau d'évaluation (BEV) de la faculté.
Gérer et assumer les frais de surveillance des examens
Gérer et assumer les frais découlant des différents processus de révision/correction des examens
Gérer et assumer les frais pouvant découler des efforts de soutien technique qu'elle pourrait vouloir offrir aux étudiants.
Tenir, au moins un mois avant la tenue du premier examen, un "Examen de simulation" (ou faux-examen de pratique) obligatoire pour tous les étudiants.

De façon générale, les conditions d'utilisation impliquent que chaque intervenant comprenne et respect son rôle et ses responsabilités dans le cadre d'exploitation d'un produit. Les rôles et responsabilités entourant l'utilisation, l'exploitation et la maintenance de ce produit se distribuent autour des intervenants clés que sont les utilisateurs, les exploitants, le pilote et le propriétaire du produit ainsi que le responsable du produit.

Utilisateur:	Utilisateur de service Toute personne appelée à faire l'usage d'un service ou d'un produit.
Exploitant:	Exploitant Intervenant effectuant des actions et interactions sur un système ou afin de mettre à profit les fonctionnalités de celui-ci dans le cadre de ses opérations dans un domaine d'affaires donné.
Pilote:	Pilote de service Personne(s) nommée(s) par le propriétaire du service et pouvant répondre à des besoins d'affaires d'un point de vue opérationnel pour un domaine d'affaires donné. Il est responsable de : promouvoir et voir au bon respect des conditions d'accès et d'utilisation du service; promouvoir et planifier les activités d'information et de formation en lien avec le service en fonction des opérations; recevoir et d'analyser les demandes de changements (améliorations/correctifs) au service ; analyser, en collaboration et avec le soutien du responsable de service, les impacts de tout changement sur les processus, fonctionnalités et services déjà offerts par le service; préparer, avec le responsable de produit, les recommandations (dossier d'affaires) quant aux opportunités, compromis, impacts, risques, coûts et efforts pouvant découler d'un projet de changement; discriminer et de voir à ce que soient escaladé au propriétaire (ou comité directeur) les demandes de changement ayant un impact sur la portée, la disponibilité ou la stabilité d'un service; autoriser des changements n'ayant pas d'impact nécessitant une escalade à la gouvernance. La nomination des pilotes vise à établir clairement les canaux de communication et de décision entre les clients et l'équipe service. Un pilote est aux centres des usages et propage l'information dans sa communauté de clients et d'utilisateurs. Il est le contact ultime (via une structure de traitement des demandes lorsque pour une population élargie) pour les membres de sa communauté et consolide leurs besoins pour transiger en leurs noms avec le responsable du service. NOTE : Lorsqu'un service répond aux besoins de plusieurs centres d'affaires distincts (ex. : plusieurs départements) et qu'aucun comité ne rassemble déjà ceux-ci pour en consolider les besoins et en coordonner les opérations, un comité regroupant les responsables de ces centres d'affaires est créé pour permettre la gestion des priorités au sein même des groupes concernés. Ce comité directeur d'un service devra donc nommer un propriétaire qui sera leur représentant, promoteur et interlocuteur unique pour les questions stratégiques du service.
Propriétaire:	Propriétaire de service Personne responsable de la gouvernance d'un service et ayant pour mandat d'établir et de gérer les règles d'affaires ayant une incidence sur l'état ou l'évolution de : la portée fonctionnelle du produit les conditions d'accès et d'utilisation d'un service les processus de gestion du service Le propriétaire doit : voir à ce que les requis, priorités et objectifs d'affaires devant dicter la forme et l'évolution d'un service soient clairement établis et respectés tant dans la conception que dans la maintenance évolutive d'un service nommer les pilotes du service présenter et défendre devant la direction leurs demandes et projets de changement afin d'obtenir les ressources humaines et financières à la réalisation de ces changements et pour contribuer à l'analyse de positionnement et de priorisation du projet présenter et défendre devant la direction les besoins (ressources humaines, matérielles ou financières) en termes de maintenance et d'opération d'un service. selon la portée du service, le propriétaire pourrait devoir financer le projet si celui-ci n'est pas suffisamment transversal NOTE : selon l'étendue de la clientèle desservie et la portée d'un service, le propriétaire pourrait être un responsable d'unité ou une personne nommée par un comité directeur de service.
Responsable:	Responsable de produit Le responsable de produit est en charge de la maintenance, de la performance, de la disponibilité, de la sécurité et de l'évolution d'un produit. Il est responsable de l'application des changements, des mises à jour, de la configuration et de la gestion du/des produits sous sa responsabilité. En accord avec le responsable de la planification et du développement technologique et en collaboration avec les pilotes, il coordonne la mise en œuvre des ajouts et changements fonctionnels. Le responsable de produit doit : coordonner ses interventions avec les pilotes, responsables de service et responsable d'infrastructure; configurer les comportements et règles d'utilisation dans le respect du SLA; effectuer les travaux de personnalisation et de configuration des interfaces (navigation et habillage) et se coordonner avec les concepteurs; produire et maintenir les gabarits de déploiement destinés aux différents clients; assurer une vigie du comportement et de la performance du produit et proposer les correctifs nécessaires de façon proactive documenter les configurations et changements afin de soutenir les processus de recouvrement; produire et maintenir la documentation nécessaire à l'exploitation du produit par les pilotes, exploitants et utilisateurs; respecter et appliquer l'ensemble des processus principes et bonnes pratiques établies dans ce domaine.