Contextes ou cas types de télétravail
Nous distinguons principalement deux cas types de télétravail.
cas 1
Si vos habitudes de télétravail consistent à l’accès à votre boite aux lettres électronique, et à l’accès à des documents hébergés dans votre espace OneDrive Entreprise, ou dans DOCUM, ou dans le service de partages de fichiers Seafile, vous pourrez accéder à l’ensemble de ces services directement à partir d’un poste personnel.
Nous vous invitons alors à consulter la section Utilisation des environnements en ligne et la La boîte à outils pour le télétravail des TI.
cas 2
Cependant, si pour des besoins particuliers vous devez accéder à votre poste de travail via le service « Bureau à distance », celui-ci doit être configuré pour permettre ce type d’utilisation. Une intervention des TI est également nécessaire.
Si votre poste n’a pas été configuré adéquatement lors de la migration initiale vers le réseau sécurisé, veuillez entrer en contact avec l’équipe des laboratoires pour entreprendre les démarches requises.
Pour plus de renseignements, consultez la section Configuration et utilisation du Bureau à distance.
Quelques recommandations générales pour le télétravail
- N’activez votre connexion VPN que lorsque celle-ci est strictement nécessaire.
- Lorsque votre connexion VPN est active, limitez le trafic « lourd », tel que :
- L’utilisation de la vidéoconférence dans Teams, Zoom ou Adobe Connect.
- La lecture de vidéo ou de musique en ligne (YouTube, Netflix, Spotify, etc.), radio web.
- Toute autre utilisation personnelle ou superflue sur Internet (téléchargements, etc.).
- Lorsque vous avez réalisé les opérations ou récupéré les informations nécessaires à vos tâches, déconnectez votre connexion VPN.
- N’utilisez une connexion « Bureau à distance » que lorsque strictement nécessaire.
Préférez l’utilisation des versions web des différents environnements et l’installation de la suite Office sur votre poste personnel. - Idéalement, installez et utilisez votre compte OneDrive Entreprise de l’UdeM sur votre poste personnel pour stocker temporairement vos documents de travail (avant de les redéposer sur DOCUM).
- Si vous souhaitez ne pas mélanger vos activités professionnelles et vos activités personnelles sur votre poste de travail personnel, vous pouvez créer un deuxième profil utilisateur (consultez notre guide Télétravail à l'EBSI - Créer un profil utilisateur sur un poste personnel).
Cette solution permet par exemple d’éviter que les documents de votre OneDrive Entreprise de l’UdeM soient accessibles sur votre profil personnel ou familial, ou de reproduire sur votre poste personnel un environnement similaire à celui du travail (raccourcis, favoris dans le navigateur, etc.).
Pour utiliser OneDrive Entreprise sur votre poste personnel, consultez notre guide Télétravail à l'EBSI - Utilisation de OneDrive Entreprise.
Outils et environnements accessibles sans connexion VPN
L’EBSI dispose d’un large éventail d’outils permettant d’offrir aux membres du personnel un environnement technologique propice au télétravail, et ne nécessitant pas, pour la majorité des cas, de l’utilisation du « Bureau à distance ». Une grande variété de ces outils ne nécessite pas non plus de connexion VPN.
Ces outils et environnements sont, entre autres :
- L’ensemble de l’offre Office 365, incluant :
- le courriel institutionnel infonuagique,
- la suite bureautique Microsoft Office,
- et OneDrive Entreprise.
- Le service de stockage institutionnel DOCUM.
- Le service de partage de fichiers Seafile.
Office 365
Pour accéder au courriel infonuagique, à OneDrive Entreprise, mais aussi à la suite bureautique Microsoft Office à installer sur votre poste personnel, rendez-vous à l’adresse suivante : http://o365.umontreal.ca/.
Pour plus de renseignements, consultez la page Office 365 du catalogue des services des TI.
Partage de fichiers DOCUM
Partage de fichiers DOCUM
Il est possible d’accéder aux dossiers et documents stockés dans DOCUM pour lesquels vous disposez des droits d’accès en vous rendant à l’adresse suivante : https://vpn.umontreal.ca/
Vous pouvez alors parcourir les dossiers et télécharger et déposer des documents directement à l’aide de votre fureteur.
Pour plus de renseignements, consultez la page Partage de fichiers DOCUM du catalogue des services des TI.
Qu’est-ce que le bureau à distance?
Le « bureau à distance » (ou RDP, pour Remote Desktop Protocol) permet de contrôler un ordinateur comme si vous étiez assis physiquement devant ce dernier, à partir de n'importe quel autre ordinateur dans le monde. Cette méthode permet ainsi d’accéder à vos documents (fichiers, courriels) et d’utiliser les logiciels installés sur le poste contrôlé.
Configuration préalable du poste distant
Pour pouvoir accéder à distance à un poste de travail (le poste distant) via le protocole RDP, les conditions suivantes doivent être réunies :
- Le poste distant doit bien évidemment être sous tension (et ne doit pas être en veille) et branché au réseau.
- L’utilisateur qui souhaite accéder au poste distant doit posséder les droits suffisants sur celui-ci.
- Le service « Bureau à distance » doit être activé sur le poste distant.
- L’utilisateur doit connaitre le nom du poste distant.
- L’utilisateur doit se brancher au réseau sécurisé de l’UdeM et se trouver dans la bonne communauté.
- Enfin, il est recommandé que le poste client (celui à partir duquel l’utilisateur se connectera) dispose d’une connexion Internet haute vitesse.
Désactiver la mise en veille sur le poste distant
Pour désactiver la mise en veille automatique sur le poste distant :
- Cliquez sur le bouton du « Menu démarrer ».
- Cliquez sur le bouton « Paramètres ».
- Rendez-vous dans la rubrique « Système » et sélectionnez l’option « Alimentation et veille » du menu de gauche.
- Dans la rubrique « veille », sélectionnez « Jamais ».
Si cette option n’est pas présente à cet emplacement :
- Dans la boite de recherche de la barre des tâches, faites la recherche « Alimentation ».
- Sélectionnez l’option « Modifier le mode de gestion d’alimentation ».
- Cliquez sur le lien « Modifier des paramètres actuellement non disponibles ».
- Sélectionnez l’option « Jamais » vis-à-vis de « Mettre l’ordinateur en veille ».
Activation du service « Bureau à distance » sur le poste distant
Pour activer le service « Bureau à distance » sur le poste distant :
- À partir du « Bureau », faites un clic droit sur « Ce PC ».
- Sélectionnez l’option « Propriétés ». Une fenêtre « Système » s’ouvre.
Dans le volet de gauche de la fenêtre « Système », cliquez sur le lien « Paramètres d’utilisation à distance ».
- Cochez l’option « Autoriser les connexions à distance à cet ordinateur »
Déterminer le nom et l’adresse du poste distant
Membre du personnel
Habituellement, le nom du poste de travail est sous la forme « i123456-ebsi », où i123456 est habituellement le numéro d’inventaire UdeM.
Pour vous en assurer :
- À partir du « Bureau », faites un clic droit sur « Ce PC ».
- Sélectionnez l’option « Propriétés ». Une fenêtre « Système » s’ouvre.
- Trouvez alors le champ « Nom de l’ordinateur ».
L’adresse du poste de travail est alors sous la forme « i123456-ebsi.fil.umontreal.ca ».
Étudiant au doctorat
Pour les étudiants au doctorat, le nom du poste de travail est sous la forme ebsidXX-l-ebsi, où XX est le numéro de votre poste de travail dans le C-2003.
L’adresse du poste de travail est alors sous la forme « ebsidXX-l-ebsi.fil.umontreal.ca ».
Se connecter au réseau sécurisé de l’UdeM
Membre du personnel
Si ce n’est déjà fait, installez le client Pulse sur votre poste personnel en accédant au site https://vpn.umontreal.ca/ et en cliquant sur le bouton « Démarrer » vis-à-vis de Pulse.
Lorsque le logiciel Pulse est installé sur votre poste, celui-ci est accessible à partir de la zone de notification. Ouvrez-le et initialisez une connexion VPN « UdeM Campus ».
Étudiant.e au doctorat
Les étudiant.e.s au doctorat sont invité.e.s à configurer et à utiliser une connexion VPN « UdeM Campus Étudiants » pour accéder à leur poste de travail du C-2003.
Se connecter au poste distant
- Démarrez le logiciel « Connexion bureau à distance ».
- Nom ou adresse de l’ordinateur : Entrez l’adresse déterminée lors de l’étape précédente. Pour rappel, l’adresse se termine par « .fil.umontreal.ca ».
Nom d'utilisateur : Inscrivez votre nom d’utilisateur sous la forme sim\p0123456 (où p0123456 est votre code d’accès).
- Mot de passe : Votre mot de passe est votre UNIP.
Pour plus de renseignements, consultez la section