Attention !

Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

- - Formulaires de demandes de service
  - Descriptions de chaque service et solution
  - Assistance à l’accès
  - Aide à l’utilisation des solutions
  - Foire aux questions
  - Guides et procéduriers
  - Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)

http://services-ti.medecine.umontreal.ca

Ce site sera par la suite fermé. Refaites vos raccourcies

Demande d'assistance TEAMS

TEAMS | Collaboration en ligne de type synchrone | Réunions & comités | Guide utilisateur

AVERTISSEMENT

Ceci est une nouvelle page. Des modifications pourront y être apportées dans les prochaines heures...

Guide de démarrage pour l'exploitation de TEAMS comme outil de collaboration en ligne en mode synchrone pour des rencontres de type comité/réunion. (voir aussi la rubrique "Exploiter TEAMS en situation d'enseignement" → )

Avant de commencer

Recommandations

La solution TEAMS est très appropriée pour des rencontres ponctuelles ou récurrentes d'un groupe de travail.
Si vous devez avoir aussi un groupe en salle (physique), celui-ci pourrait avoir des enjeux de qualité audio (moins recommandé)
Pour tenir une rencontre à plusieurs, il peut être préférable de limiter les canaux audio concurrents. Il est préférable de demander aux participants de mettre leur micro en sourdine pour ne l'ouvrir qu'au moment d'intervenir.

Quoi faire à titre de responsable/organisateur d'un comité sur TEAMS

Pour piloter des rencontres de comité (rencontres récurrentes, composition des membres stables, nécessités de confidentialité), nous recommandons de créer un groupe de travail dans TEAMS.
Le groupe de travail porte le nom d' "Équipe" dans teams.
Pour être en mesure de créer une "Équipe" un privilège particulier doit vous être octroyé.
Tous les responsables administratifs disposent de ce privilège.

Si vous ne l'avez pas déjà : Obtenir les droits de création d'un groupe (Demande d'assistance)
ou
Faire créer un groupe pour votre comité/Groupe de travail (Demande de création d'un groupe)

Avec Privilège de création d'équipe	Sans privilège de création d'équipe
Créer une équipe (composition du comité) Créer les événements calendrier Inviter les membres du groupe en inscrivant l'équipe dans le champ canal Une invitation est automatiquement envoyée aux membres de l'équipe	Créer les événements calendrier Inviter les membres du groupe en inscrivant leur nom/adresse dans le champ "invités" Une invitation est automatiquement envoyée aux membres de l'équipe

Avertisement !

Étant donné qu'iI arrive que certains membres de l'équipe ou invités ne reçoivent pas l'événement calendrier en lien avec votre invitation. Nous recommandons par prudence de faire suivre (FW) aussi votre invitation calendrier (Outlook) à tous les participants.

Comment faire

Accéder | Installer Teams

Rendez-vous sur la page d'accueil de l'UdeM
https://www.umontreal.ca/
Accédez à "Mon portail UdeM" en sélectionnant le lien "Mon portail" sous l'icône "Connexion"
(coin supérieur droit)
Vous serez appelé à vous authentifier avec votre code d'accès et mot de passe UdeM (SIM)
Si les applications de la suite Office 365 ne sont pas visibles, sélectionner l’icône "Lanceur d'applications" situé dans le coin supérieur gauche.
Le menu latéral affichera les applications disponibles. Sélectionner "Teams"
Si TEAMS n'y figure pas, sélectionner le lien "Toutes les applications"
L'application en ligne de TEAMS s'affichera dans votre fureteur, vous êtes prêt à exploiter cette solution.
Sélectionner l'icône "Télécharger l'application de bureau" (coin inférieur gauche) pour installer l'application Teams sur votre ordinateur.

Qu'en est-il des cellulaires... ?

Installer Microsoft TEAMS maintenant

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Si vous utiisez déjà la suite Microsoft Office 365...

Rendez-vous sur la page d'accueil de Microsoft Office
https://www.office.com/
Vous serez appelé à vous authentifier avec votre code d'accès et mot de passe UdeM (SIM)

3. Sélectionner "Teams"

Si vous utilisez la suite Microsoft Office 365 pour la première fois...

Rendez-vous sur la page d'accueil de l'UdeM
https://www.umontreal.ca/
Accédez à "Mon portail UdeM" en sélectionnant le lien "Mon portail" sous l'icône "Connexion"
(coin supérieur droit)
Vous serez appelé à vous authentifier avec votre code d'accès et mot de passe UdeM (SIM)
Si les applications de la suite Office 365 ne sont pas visibles, sélectionner l’icône "Lanceur d'applications" situé dans le coin supérieur gauche.
Le menu latéral affichera les applications disponibles. Sélectionner "Teams"
Si TEAMS n'y figure pas, sélectionner le lien "Toutes les applications"
L'application en ligne de TEAMS s'affichera dans votre fureteur, vous êtes prêt à exploiter cette solution.

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

À partir de votre boîte aux lettres ou de votre calendrier, accédez à l’invitation de la réunion.

Sélectionnez l'expression/lien "Participer à la réunion Microsoft teams."

ex.:

Ouvrez une page Web dans laquelle vous verrez deux choix : Téléchargez l’application Windows et Rejoignez plutôt le Web.
Si vous vous rejoignez sur le Web, utilisez Google Chrome. Votre navigateur peut vous demander s’il est OK pour que Microsoft Teams utilise votre micro et votre caméra.
Entrez votre nom et choisissez vos paramètres audio et vidéo.
Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Se joindre maintenant.
Cela vous permet d’accéder à la salle d’attente. L’organisateur de la réunion doit vous admettre pour que vous participiez à la rencontre.

Remarques :

Si personne ne vous admet à la réunion dans un délai de 15 minutes, vous serez supprimé de la salle d’attente. Si tel est le cas, vous pouvez réessayer.
Certaines fonctionnalités des réunions Teams ne sont pas disponibles pour les invités.

Astuce pour l’organisateur

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, cliquer sur .

Dans la section Invité, un nom à la fois et cliquez sur "admettre" pour permettre aux participants d’assister à la réunion.

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Exploiter TEAMS

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Accédez à TEAMS
Sélectionner l'icône "Autres options" , puis opter pour l'option "Gérer les équipes"
(coin supérieur droit, au côté du bouton "Rejoindre ou créer une équipe")
La fenêtre de gestion de vos différents groupes s'affiche (ceux dont vous êtes le propriétaire ou simplement membre).
Sélectionner le bouton "Créer une équipe" (coin supérieur droit)
Une fenêtre vous offrant quatre types de groupe s'affiche (composition, privilèges, fonction et protection). Sélectionner l'option "Personnel"
Donner un intitulé significatif à votre groupe (Nom du comité ou du groupe de travail. Ex.: CODIR-FMed) et sélectionner "Suivant"
Inscrire les membres de votre groupe de travail et sélectionner "Suivant"
(NOTE : vous pouvez sauter cette étape et y revenir plus tard en sélectionnant "Ignorer")
Votre groupe de travail virtuel existe et est prêt à être exploité. Elle apparaîtra dans la liste de "Vos équipes"

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Accédez à TEAMS et choisir l'icône "Équipes" dans le menu latéral.
Sélectionner l'icône "Autres options" , puis opter pour l'option "Gérer les équipes"
(coin supérieur droit, au côté du bouton "Rejoindre ou créer une équipe")
La fenêtre de gestion de vos différents groupes s'affiche (ceux dont vous êtes le propriétaire ou simplement membre).
Sur la ligne d'information concernant votre "équipe", sélectionner le nombre figurant sous la colonne "Contacts"
La fenêtre avec la liste des copropriétaires ainsi que la liste des participants apparaitra.
Sélectionner le bouton "Ajouter un membre" pour compléter la liste des participants invités et admis à cette salle virtuelle.
Note concernant les salles virtuelles de type "privée"
Puisqu'il est nécessaire de contrôler l'identité des participants dans les salles "privée", seuls les membres avec compte utilisateur UdeM (régulier ou invité) peuvent être ajoutés à ce type de salle.
Inscrire les membres de votre groupe de travail et sélectionner "Suivant"
(NOTE : vous pouvez sauter cette étape et y revenir plus tard en sélectionnant "Ignorer")

Votre équipe étant constituée, il ne vous reste plus qu'à les y inviter. Voici ce qu'il vous faut faire...

Accédez à TEAMS et choisir l'icône "Calendrier" dans le menu latéral.
Sélectionner le bouton "Nouvelle réunion"
(coin supérieur droit)
La fenêtre de gestion de la nouvelle réunion s'affiche. Compléter les informations pour cette rencontre.
1. Donner un titre à la rencontre
2. Ajouter des participants
  NOTE : Seules les personnes ajoutées comme participant recevront un avis de rencontre par courriel ainsi qu'à leur agenda.
3. Établir la date, l'heure et la durée de la rencontre
4. Établir la récurrence des rencontres
  NOTE : Choisir l'option "personnalisé" si vous devez y mettre une fin de récurrence.
5. Inscrire dans ce champ "Canal" le nom de l'équipe que vous avez créé pour ce groupe.
  NOTE: Cette option ne permet pas d'inviter les membres à une réunion. Cependant, elle publiera votre réunion dans le canal de ses membres. Elle apparaîtra sous leur onglet Publications.
6. Ajouter un message, des instructions à l'invitation.
Sélectionner "Enregistrer" pour sauvegarder votre rencontre.
IMPORTANT : Ceci aura pour effet d'envoyer une invitation Outlook à tous les participants invités participants.
Votre rendez-vous virtuel est prêt !

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Ordinateur et version web

Pour partager votre écran pendant une réunion, sélectionnez Partager dans vos commandes de réunion. Sélectionnez la fenêtre que vous souhaitez présenter.
Lorsque vous avez terminé le partage, accédez à vos commandes de réunion et sélectionnez Arrêter le partage.

Mobile

Pour partager du contenu à partir de votre appareil mobile, sélectionnez simplement Autres options > Partager dans vos contrôles de réunion. Vous pouvez choisir de présenter une photo, une vidéo, un PowerPoint ou l’intégralité de votre écran.

Un PowerPoint

Présenter un fichier PowerPoint avec lequel d’autres personnes peuvent interagir
Lorsque vous êtes prêt à partager des fichiers, appuyez sur Démarrer la présentation en bas de votre écran. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Arrêter la présentation.

Avertissement !

Il est déconseillé de faire appel à la fonctionnalité d'"Équipe" dans le cadre des activités d'enseignement avec les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt appropriée pour les groupes de travail et comités.

Autres ressources et références

Service des TI | Exploitation supportée par le CST (Centre des services technologiques)

Description

La conférence Web (collaboration synchrone et à distance, par le Web et via le poste informatique de chaque participant) est actuellement soutenue par les TI avec les solution Zoom, TEAMS, Skype et Adobe Connect.
Les services technologiques de la faculté peuvent vous assister dans le choix de la solution appropriée et dans la prise en mains de celle-ci.

Guide d'utilisation disponibles

Conférence en ligne

Description du service

La conférence en ligne est une application internet qui offre la possibilité d'organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations virtuelles avec des personnes distantes.

C'est un outil de collaboration synchrone (tous les participants voient et entendent la même chose au même moment).

Différents canaux de communication peuvent être établis entre les participants :

une liaison "audio" (pont téléphonique, VoIP, etc) ;
une liaison "données" (présentation de fichiers de toutes sortes ou partage d'applications) ;
une liaison "vidéo" (visioconférence).¹