- Créé par Guy Gagnon, dernière modification le août 20, 2019
Attention !Les contenus de ce catalogue de service sont Portail de service – Faculté de médecine – Université de MontréalVous y trouverez :
http://services-ti.medecine.umontreal.ca Ce site sera par la suite fermé. Refaites vos raccourcies |
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DocUM - Partage/Stockage documentaire
Description
DocUM est la solution institutionnelle de stockage et de gestion documentaire de l'Université de Montréal. Elle est fondée sur la technologie SharePoint. Cette solution est offerte et prise en charge par le service institutionnel des technologies de l'information [TI]. La gestion de cette solution comporte plusieurs volets dont certains ont des particularités facultaires. Le VD-Ex est en soutien à l'exploitation de cette solution par les unités de la faculté.
Répondants
Propriétaire du service :
Université de MontréalResponsable du service :
Les TIPilotes facultaire du service :
VD-ExDésolé...
La liste des responsables d'unités à la faculté de médecine n'est pas disponible pour l'instant. Veuillez revenir plus tard ou nous contacter au besoin.
Ce service permet aux unités d’obtenir un espace de stockage pour le dépôt et le partage de leurs fichiers.
Certains de ces documents doivent se conformer au Système officiel de classification (SOC) selon la
1. Espace de stockage :
Offre | Type d’unité | Quota maximum sans frais (incluant les copies de sauvegarde) |
|---|---|---|
| Unités académiques et administratives relevant d’une Faculté: Départements, écoles, services, instituts Employés de type non enseignant sur fonds courants | |
| 1 | Moins de 10 employés | 100 Go |
| 2 | 10 employés et plus | 250 Go |
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| Unités académiques et administratives: Facultés, écoles, services institutionnels Employés de type non enseignant sur fonds courants | |
| 3 | 1 à 24 employés | 500 Go |
| 4 | 25 à 49 employés | 1000 Go |
| 5 | 50 employés et plus | 1500 Go |
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6 | Laboratoires informatiques d’enseignement des unités académiques: | 50 Go |
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7 | Autres unités: Services autofinancés, chaires ou centres de recherche reconnus par le BRDV, associations, syndicats, comités | 10 Go |
2. Copie de sécurité de l’ensemble de l’espace de stockage :
- Copies quotidiennes durant 1 mois, accessibles par l'option des versions précédentes.
- Copies mensuelles disponibles le dernier jour de chaque mois, jusqu'à 4 mois de rétention. Les copies sont accessibles par l'option des versions précédentes.
L'espace disque utilisé pour les copies de sécurité est inclus dans le quota de l'espace de l'unité.
Pour plus de détails, consulter la FAQ.
3. Accessibilité par différentes méthodes selon la localisation (sur le campus ou hors campus) et selon les différentes communautés d'utilisateurs :
- Pour les employés et les étudiants :
- sur le campus par un lecteur réseau à partir d'un poste de travail connecté au réseau filaire ou au réseau sans-fil sécurisé;
- hors campus ou par le réseau sans-fil non sécurisé en utilisant le VPN.
- Pour les invités :
- sur le campus et hors campus en utilisant le VPN.
4. Accompagnement pour l'implantation de la structure officielle de classification par la Division de la gestion des documents et des archives (DGDA) dans les unités académiques et administratives.
5. Il est possible de faire créer des groupes en lot pour appliquer les permissions sur une nouvelle structure dans DOCUM. Cette option pourra être utilisée pour la création d'au moins vingt groupes. Pour obtenir ce service, veuillez contacter le soutien aux unités par le prévu à cet effet.
- Les utilisateurs ne voient que les dossiers auxquels ils ont accès.
- Nomenclature des groupes de gestion dans DOCUM :
| Nom | Description |
|---|---|
| «unité»-docum | Groupe général qui inclut tous les groupes et les comptes ayant accès à l'espace de partage de fichiers de l'unité. |
| «unité»-docum-ctr | Groupe de gestion de l'espace de partage de fichiers de l'unité qui inclut généralement le ou les comptes «ca-unité». |
| «unité»-docum-avis-quota | Liste de distribution, restreinte aux responsables de l'espace de partage de fichiers, utilisée pour transmettre les alertes automatisées lorsque les quotas sont atteints. Le ou les membres de cette liste doivent obligatoirement détenir un compte SIM et une boîte aux lettres @umontreal.ca. Le compte "ca-unité" ne peut recevoir les alertes par courriel puisqu'il n'a pas de boîte aux lettres. |
L'accès à DOCUM est possible à partir des appareils mobiles. Pour plus de détails, veuillez consulter la .
Le soutien des appareils mobiles est exclu.
Responsabilités de l'utilisateur:
- Utiliser le service à des fins professionnelles, en conformité avec les Politiques et Règlements de l'Université de Montréal, entre autres : la Politique de sécurité de l'information, la Politique de gestion de l'information, la Politique sur la protection des renseignements personnels et la Directive sur l'utilisation de l'information infonuagique.
- Se conformer à la structure officielle de classification en déposant les documents institutionnels dans les répertoires désignés selon la .
- Utiliser le service à partir d'un poste qui détient un antivirus à jour.
L’espace réseau ne doit pas être utilisé pour y déposer des archives. Les documents électroniques suivent les mêmes règles de conservation que les documents sur papier.
Responsabilité de l'administrateur de l'espace dans l'unité :
- Gérer les permissions et les quotas du partage de l’unité.
Veuillez noter qu'il n'est pas recommandé de retirer l'accès aux groupes ci-dessous. Il est obligatoire de les laisser en place si vous souhaitez obtenir l'aide des TI.
| Nom | DescriptionDescription |
|---|---|
| Domain Admins | Groupe restreint d'administrateurs systèmes des TI |
| docum-ctr | Groupe restreint d'analystes faisant partie du soutien aux unités des TI |
| Type de requête | Qui a le droit de faire cette requête | Délai de prise en charge | Délai de traitement |
|---|---|---|---|
| Obtenir un espace d'unité sur DOCUM | Gestionnaire dans l'unité | 1 jour | 2 à 15 jours ouvrables |
| Modifier le quota de l'espace d'unité DOCUM | Gestionnaire dans l'unité | 1 jour | 2 à 15 jours ouvrables |
Au-delà de l'offre gratuite, le coût est de 1,00 $ par Go par année, avec un minimum d'achat par tranche de 100 Go.
Un bon de réquisition est requis pour l'achat d'espace supplémentaire.
Le tarif comprend la réplication des données sur un deuxième site.
Cette offre de service sera révisée annuellement.
Seul un gestionnaire ou un professeur dans l'unité peut demander le service.
- L'accès au formulaire est limité aux responsables informatiques des unités.
- Par téléphone, au 514 343-6111, poste 1740.
Auprès de la DGDA, pour demander l'implantation du Système officiel de classification (SOC) (obligatoire pour les unités académiques et administratives) :
- par courriel: soutien@archiv.umontreal.ca
- par téléphone: 514 343-6111, poste 33849.
À partir d’un poste Windows, de l'une des manières suivantes :
- Sélectionner le bouton Explorateur Windows situé dans la barre des tâches. Sous Ordinateur, cliquer sur <unité> (\\docum) (V :)
- Sélectionner le bouton Démarrer -> Ordinateur, option « Emplacement Réseau » <unité> (\\docum) (V :) ;
- Inscrire le chemin d’accès « \\docum.umontreal.ca\<unité>\ » dans la boîte de recherche du menu Démarrer.
À partir d’un poste MAC ou Linux :
- Inscrire le chemin d’accès smb://docum/<unité>
Consulter le guide utilisateur (nécessite une connexion VPN)
Consulter la FAQ.
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Le VD-Ex est en soutien aux unités de la faculté de médecine exploitant ce service dans les opérations académiques et administratives. Notre soutien aux exploitants de DocUM se décline selon les volets de services suivants :
Gestion des accès aux partages des unités sur DocUM.
- L'infrastructure de stockage documentaire (DocUM) est de la responsabilité des TI de l'UdeM.
- La définition des accès aux dossiers pour une unité est de la responsabilité du responsable administratif de cette unité.
- Les privilèges et accès aux différentes branches documentaires sont gérés par le VD-Ex et sont octroyés à des groupes d'accès.
- La structure des groupes d'accès est gérée par le VD-Ex, en fonction des besoins exprimés par le responsable administratif de l'unité.
- Les groupes d'accès sont édités (composition des groupes) par le responsable administratif de l'unité avec l'outil de gestion locale des permissions (OGLP).
- DocUM est service de partage documentaire destiné aux opérations académiques et administratives des unités.
- Chaque unité dispose de son espace et celle-ci est sous la responsabilité du responsable administratif de l'unité.
- Le soutien à la gestion des accès et privilèges est destiné aux responsables administratifs de chaque unité.
DocUM : service de partage/stockage documentaire institutionnel, maintenu par les TI.
SOC : système officiel de classification documentaire adopté par l'Université de Montréal.
OGLP : système permettant la création et l'édition des groupes d'accès.
| Domaine | Responsable | Rôle |
|---|---|---|
| Système officiel de classification SOC | DGDA | La création de la structure officielle de classification institutionnelle (SOC), sa promotion de celle-ci ainsi que la gestion continue de sont évolution est de la responsabilité de la Direction de la gestion documentaire et des archives (DGDA) |
| Structure de la racine du SOC (2 premiers niveaux) | DGDA | Les modification à la structure sont soumises et entérinées par le DGDA avant d'être mis en application. L'application du SOC dans les deux premiers niveaux de la structure documentaire des unités de la Faculté de médecine est effectuée par le BST. |
| Structure documentaire de l'unité | Responsable administratif de l'unité | La structure des sous-dossiers formant la déclinaison documentaire propre à l'unité ainsi que le respect de la classification, de la nomenclature des documents dans le respect du SOC sont de la responsabilité du responsable administratif de l'unité. |
| Gestion des privilèges et des accès | Responsable administratif de l'unité | L'octroi des accès et des privilèges aux différentes branches de la structure documentaire de l'unité est géré par l’intermédiaire des groupes d'accès. Ces groupes d'accès sont configurés dans la solution OGLP. |
| Accès et privilèges | Services technologiques VD-Ex | Les accès est les privilèges sont octroyés à des groupes d'accès. Ces octrois sont programmés par le BST en fonction des besoins exprimés par le responsable administratif de l'unité. |
| Création et constitution des groupes d'accès | Responsable administratif de l'unité | Le responsable administratif de l'unité dispose de tous les privilèges lui permettant de créer les groupes d'accès et d'assigner les utilisateurs à ceux-ci. Cette gestion se fait à partir de OGLP. |
| Produit | Les TI | Gestion du produit SharePoint et gestion de la disponibilité. et de la performance de la solution de stockage/partage documentaire institutionnelle DocUM |
Note :
Le VD-Ex assure la gestion des accès et privilèges pour les espaces documentaires de médecine direction (Meddir).
Important
La gestion et la maintenance de la structure d'accès ainsi que des permissions octroyées à chaque groupe d'accès ou utilisateurs ont une incidence directe sur la confidentialité et la sécurité des données hébergées dans nos espaces de stockage.
- L'application des principes et bonnes pratiques en cette matière est de la responsabilité du responsable administratif.
- L'application des accès et privilèges des groupes d'accès aux différentes branches documentaires est de la responsabilité des services technologiques du VD-Ex.
Les services technologiques du VD-Ex sont en soutien aux responsables administratif (unités) dans l'exploitation de ces ressources et dans l'application de ces principes et bonnes pratiques.
Description
La gestion des accès dans DocUM s’effectue à partir de deux outils, soit OGLP et DocUM lui-même :
- OGLP :
- La création des groupes d'accès et la gestion de la composition des groupes d'accès (utilisateurs membres du groupe) s'effectuent à partir de OGLP.
- Les responsables administratifs de chaque unité disposent des privilèges de gestion dans OGLP pour leur unité respective.
- Les responsables administratifs peuvent aussi faire appel à nos services pour effectuer ces opérations pour eux.
L'octroi des privilèges d'accès dans DocUM :
L'attribution des privilèges (accès) pour un ou plusieurs groupes d'accès, à l'une ou l'autre des branches documentaires de votre structure dans DocUM, doit être effectuée par les services technologiques du VD-Ex.
Répondants
- Responsable du service :
Marie-France Lalonde | VD-Ex
Vous n'avez qu'à nous communiquer :
- Le nom de la branche documentaire
- Le/les noms du/des groupes d'accès concernés
- Les privilèges devant être octroyés à chacun des groupes concernés.
Exemple : Unité "VD-Ex", branche "Secteur_production" : Groupe d'accès "meddir-docum-st-prod" et "meddir-docum-st-direction" = édition, "meddir-docum-st-services" = lecture seule.
Si vous souhaitez modifier la structure de base de votre structure documentaire (dossier avec cote), vous devez :
- Consulter la DGDA pour valider la conformité de cette nouvelle branche et obtenir au besoin la cote appropriée
- Nous transférer la recommandation de la DGDA ainsi que les noms des groupes d'accès et leurs privilèges respectifs pour que nous les appliquions.
Historique
La mise en place de l’environnement SIM date d’une trentaine d’années, mais ce n’est qu’en 2002 que fut implanté le premier « AD »[1]. Avant la mise en place de l’AD l’accès aux ressources de SIM était géré à l’aide des codes d’accès des utilisateurs SIM. Depuis la mise en place de notre premier AD en 2002 et la mise en place de l’outil de gestion locale des permissions (OGLP) une ou deux années plus tard, la gestion des accès peut et devrait se faire préférablement à l’aide des groupes créés dans l’AD.
[1] « Active Directory » - voir https://fr.wikipedia.org/wiki/Active_Directory
Les premières règles liées à la nomenclature des groupes, lors de la mise en place de l’AD, se résumaient à peu près comme suit.
- Tous les employés sont « accueillis » dans le groupe principal de l’unité qui porte le nom « unite ».
- Tous les groupes d’une unité portent un nom qui commence par le nom de l’unité dans l’AD (« unite‑nomgroupe »).
- Le groupe principal de l’unité sert à donner accès aux imprimantes, à donner accès aux dossiers publics d’Exchange, à faire en sorte que les membres du groupe voient le lecteur V:\ être associé au partage de l’unité lors de l’ouverture d’une session Windows.
Quelques années après l’implantation de l’AD, les TI ajoutèrent les règles suivantes pour permettre d’identifier plus facilement certains types de groupes :
- Les noms des groupes utilisés pour l’accès aux boîtes aux lettres partagées doivent avoir comme préfixe « unite-bal-nombal ».
- Les noms des groupes utilisés pour l’accès aux imprimantes lorsque l’accès ne peut pas être géré par le groupe principal doivent se lire comme suit : « unite-imp-PavillonLocal » (ex. : patho-imp-rgn527).
Ces nouvelles règles n’étaient pas rétroactives. Nous retrouvons donc encore aujourd’hui des groupes qui ne portent pas un nom « unite-bal-nombal », mais qui permettent l’accès à des boîtes aux lettres partagées. De même nous retrouvons un peu partout des accès donnés non pas à des groupes, mais à des personnes autant pour les imprimantes, les boîtes aux lettres partagées, les dossiers sur les partages des unités, les dossiers de Web-Dépôt,…
Description
La structure documentaire de votre unité a été mise en place en alignement avec les principes et bonnes pratiques de gestion documentaire dictée par la Division de la gestion de documents et des archives du Secrétariat général de l'Université de Montréal.
Ces principes et bonnes pratiques sont formalisés dans le Système officiel de classification (SOC) de la DGDA. Cette structure documentaire soutient des mécanismes institutionnels de moissonnage, de protection et d'archivages des informations en fonction des familles documentaires, et ce, dans le respect des lois en vigueur à cet effet.
La modification des premiers paliers de votre structure documentaire doit faire l'objet d'une approbation de la part de la DGDA.
Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche de validation. Sur approbation de la DGDA, nous effectuerons pour vous les modifications à la structure documentaire et appliquerons les octrois d'accès et de permission en fonction des groupes d'accès que vous aurez identifié.
En savoir plus sur la gestion des accès et permissions aux branches documentaires...
En savoir plus sur OGLP et la nomenclature des groupes d'accès...
Répondants
- Responsable du service :
Marie-France Lalonde | VD-Ex
Pour toutes demandes concernant l'obtention ou le renouvellement d'un compte invité ou dans le cas où vous avez un problème avec celui-ci : remplissez le formulaire de demande d'assistance ou contactez le responsable administratif de votre unité.
Votre demande devra être autorisée par le responsable administratif de votre unité.
Note importante
Les comptes invités sont destinés aux visiteurs ponctuels !
Si vous êtes un employé, un enseignant ou un étudiant à l'Université de Montréal, ou si vous évoluez dans le milieu de la santé et disposez d'une nomination universitaire, vous avez droit à un compte institutionnel. Notez que le compte institutionnel (SIM) est permanent et vous donne accès à beaucoup plus de services.
Conditions pour tous :
- Respecter les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire
- Respecter et faire respecter les principes de classification documentaires mis en place par la DGDE
Conditions pour le responsable administratif de l'unité :
- Exploiter les groupes d'accès en respectant :
- émises par le DGDA;
- les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.
- Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
- Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.
Le service de stockage documentaire DocUM est destiné aux opérations académiques et administratives des unités.
Le service de soutien à la gestion des accès et privilèges est destiné aux responsables administratifs de chaque unité.
Le VD-Ex est en soutien aux unités (responsables administratifs) dans la gestion des accès et permissions applicables aux branches documentaires déployées dans le service de stockage DocUM.
Les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire ont pour but de nous assurer une saine gestion de nos informations dans le respect des lois et des bonnes pratiques en termes de confidentialité (sécurité des informations) et de conservation (moissonnage et archivage des collections)
Les exploitants de DocUM doivent connaître et respecter les politiques institutionnelles suivantes :
| Heures de services |
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|---|---|
Temps de réponse |
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Temps de traitement |
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Questions fréquentes dans ce domaine
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