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Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

      • Formulaires de demandes de service
      • Descriptions de chaque service et solution
      • Assistance à l’accès
      • Aide à l’utilisation des solutions
      • Foire aux questions
      • Guides et procéduriers
      • Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)


http://services-ti.medecine.umontreal.ca


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Modification de la structure documentaire dans DocUM

De quoi s'agit-il ?

Description

La structure documentaire de votre unité a été mise en place en alignement avec les principes et bonnes pratiques de gestion documentaire dictée par la Division de la gestion de documents et des archives du Secrétariat général de l'Université de Montréal.

Ces principes et bonnes pratiques sont formalisés dans le Système officiel de classification (SOC) de la DGDA.  Cette structure documentaire soutient des mécanismes institutionnels de moissonnage, de protection et d'archivages des informations en fonction des familles documentaires, et ce, dans le respect des lois en vigueur à cet effet.

La modification des premiers paliers de votre structure documentaire doit faire l'objet d'une approbation de la part de la DGDA.

Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche de validation. Sur approbation de la DGDA, nous effectuerons pour vous les modifications à la structure documentaire et appliquerons les octrois d'accès et de permission en fonction des groupes d'accès que vous aurez identifié.

En savoir plus sur la gestion des accès et permissions aux branches documentaires...

En savoir plus sur OGLP et la nomenclature des groupes d'accès...

Répondants

  • Responsable du service :
    Marie-France Lalonde | VD-Ex

Obtenir/Exploiter le service

Pour obtenir ce service, vous devez en faire la demande en remplissant le formulaire ci-contre.

Veuillez prendre connaissance des conditions d'utilisation de ce service (section ci-dessous) afin de bien comprendre la portée des services offerts ainsi que les exigences, échéances et engagements entourant celui-ci.

La prestation de service sera faite dès que possible et sera priorisée en fonction de l'ordre d'arrivée de la demande. En situation d'affluence ou de concurrence, l'ensemble des demandes pourront être soumissent à un comité de priorisation qui établira les priorités et l'ordonnancement des travaux, en fonction de critères établis par ceux-ci et en alignement avec les orientations et priorités facultaires.

Demande de service...

Conditions d'utilisation

Conditions pour tous :

  • Respecter les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire
  • Respecter et faire respecter les principes de classification documentaires mis en place par la DGDE

Conditions pour le responsable administratif de l'unité :

  • Exploiter les groupes d'accès en respectant :
    • émises par le DGDA;
    • les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.
  • Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
  • Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.

Le service de stockage documentaire DocUM est destiné aux opérations académiques et administratives des unités.
Le service de soutien à la gestion des accès et privilèges est destiné aux responsables administratifs de chaque unité.

Le VD-Ex est en soutien aux unités (responsables administratifs) dans la gestion des accès et permissions applicables aux branches documentaires déployées dans le service de stockage DocUM.

Les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire ont pour but de nous assurer une saine gestion de nos informations dans le respect des lois et des bonnes pratiques en termes de confidentialité (sécurité des informations) et de conservation (moissonnage et archivage des collections)

(avertissement)  Les exploitants de DocUM doivent connaître et respecter les politiques institutionnelles suivantes :

Niveaux de service


Heures de services
  • Jours ouvrables de la semaine - lundi au vendredi
  • Heures ouvrables normales - 8h30 à 16h30

Temps de réponse

  • Nous vous répondrons dès que possible, dans un délai maximal de 8 heures ouvrables.

Temps de traitement

  • Incidents et questions : Peut varier selon le type de demande. Nous traitons toujours les incidents dans le meilleur délai possible.

  • Prestations de service : Les prestations de services sont sujettes à des calendriers et conditions. Le temps nécessaire pour effectuer une prestation est aussi tributaire de la nature et de la complexité de la demande et peut donc largement varier d'une demande à l'autre.

    Merci de vous référer à la section "Conditions d'utilisation" pour en savoir plus.

FAQ

Questions fréquentes dans ce domaine

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http://services-ti.medecine.umontreal.ca  |  10-mai-2024 08:40