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Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

      • Formulaires de demandes de service
      • Descriptions de chaque service et solution
      • Assistance à l’accès
      • Aide à l’utilisation des solutions
      • Foire aux questions
      • Guides et procéduriers
      • Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)


http://services-ti.medecine.umontreal.ca


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Gestion des accès dans DocUM

De quoi s'agit-il ?

Description

La gestion des accès dans DocUM s’effectue à partir de deux outils, soit OGLP et DocUM lui-même :

  1. OGLP :
    • La création des groupes d'accès et la gestion de la composition des groupes d'accès (utilisateurs membres du groupe) s'effectuent à partir de OGLP.
    • Les responsables administratifs de chaque unité disposent des privilèges de gestion dans OGLP pour leur unité respective.
    • Les responsables administratifs peuvent aussi faire appel à nos services pour effectuer ces opérations pour eux.

  2. L'octroi des privilèges d'accès dans DocUM :

    • L'attribution des privilèges (accès) pour un ou plusieurs groupes d'accès, à l'une ou l'autre des branches documentaires de votre structure dans DocUM, doit être effectuée par les services technologiques du VD-Ex. 

Répondants

  • Responsable du service :
    Marie-France Lalonde | VD-Ex

Vous n'avez qu'à nous communiquer :

  1. Le nom de la branche documentaire
  2. Le/les noms du/des groupes d'accès concernés
  3. Les privilèges devant être octroyés à chacun des groupes concernés.

    Exemple : Unité "VD-Ex", branche "Secteur_production" : Groupe d'accès "meddir-docum-st-prod" et "meddir-docum-st-direction" = édition, "meddir-docum-st-services" = lecture seule.

Si vous souhaitez modifier la structure de base de votre structure documentaire (dossier avec cote), vous devez :

  1. Consulter la DGDA pour valider la conformité de cette nouvelle branche et obtenir au besoin la cote appropriée
  2. Nous transférer la recommandation de la DGDA ainsi que les noms des groupes d'accès et leurs privilèges respectifs pour que nous les appliquions.

En savoir plus...

Obtenir/Exploiter le service

Pour obtenir ce service, vous devez en faire la demande en remplissant le formulaire ci-contre.

Veuillez prendre connaissance des conditions d'utilisation de ce service (section ci-dessous) afin de bien comprendre la portée des services offerts ainsi que les exigences, échéances et engagements entourant celui-ci.

La prestation de service sera faite dès que possible et sera priorisée en fonction de l'ordre d'arrivée de la demande. En situation d'affluence ou de concurrence, l'ensemble des demandes pourront être soumissent à un comité de priorisation qui établira les priorités et l'ordonnancement des travaux, en fonction de critères établis par ceux-ci et en alignement avec les orientations et priorités facultaires.


Requête d'accès

Conditions d'utilisation

Conditions pour tous :

  • Respecter les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire
  • Respecter et faire respecter les principes de classification documentaires mis en place par la DGDE

Conditions pour le responsable administratif de l'unité :

  • Exploiter les groupes d'accès en respectant :
    • émises par le DGDA;
    • les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.
  • Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
  • Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.

Le service de stockage documentaire DocUM est destiné aux opérations académiques et administratives des unités.
Le service de soutien à la gestion des accès et privilèges est destiné aux responsables administratifs de chaque unité.

Le VD-Ex est en soutien aux unités (responsables administratifs) dans la gestion des accès et permissions applicables aux branches documentaires déployées dans le service de stockage DocUM.

Les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire ont pour but de nous assurer une saine gestion de nos informations dans le respect des lois et des bonnes pratiques en termes de confidentialité (sécurité des informations) et de conservation (moissonnage et archivage des collections)

(avertissement)  Les exploitants de DocUM doivent connaître et respecter les politiques institutionnelles suivantes :

Niveaux de service


Heures de services
  • Jours ouvrables de la semaine - lundi au vendredi
  • Heures ouvrables normales - 8h30 à 16h30

Temps de réponse

  • Nous vous répondrons dès que possible, dans un délai maximal de 8 heures ouvrables.

Temps de traitement

  • Incidents et questions : Peut varier selon le type de demande. Nous traitons toujours les incidents dans le meilleur délai possible.

  • Prestations de service : Les prestations de services sont sujettes à des calendriers et conditions. Le temps nécessaire pour effectuer une prestation est aussi tributaire de la nature et de la complexité de la demande et peut donc largement varier d'une demande à l'autre.

    Merci de vous référer à la section "Conditions d'utilisation" pour en savoir plus.

FAQ

Questions fréquentes dans ce domaine

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