Que vous ayez besoin de travailler sur vos propres fichiers ou sur des documents de votre unité, la bonne pratique consiste à utiliser les répertoires fournis par l'université (Docum, OneDrive, wik, etc.) plutôt que le disque dur de votre ordinateur surtout si celui-ci est votre appareil personnel ou un ordinateur en libre-service. De cette façon, vos documents seront toujours disponibles où que vous soyez et quelque soit l'appareil avec lequel vous y accédez. De plus vous éliminez les risques de perte de vos documents occasionné par le bris ou le vol de vos appareils.
Le tableau ci-dessous présente les différentes plateformes disponibles à l'Université ainsi que l'usage de chacun:
Solutionstechnologiques | Documents hautement confidentiels (voir définition) | Discussions, échanges d'information | Documents institutionnels versions préliminaires | Documents institutionnels versions définitives | Documents institutionnels versions définitives | Documents reliés à un cours déposés par un enseignant ou un étudiant | Documents personnels non reliés à l'emploi |
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DocUMEspace unité | |||||||
Environnement numérique d’apprentissage | |||||||
Système d’archivage institutionnel | |||||||
Intrawiki Wiki réservé aux employésde l’UdeM | |||||||
Wiki Wiki pour la communauté universitaire | |||||||
Microsoft Teams Espace d'équipe | |||||||
Espace individuel * | |||||||
Solutions commerciales OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc. |
* Les directives pour OneDrive Entreprise s’appliquent également pour les dossiers et les documents synchronisés sur des appareils individuels (ordinateur, tablette, cellulaire), ces derniers devant être protégés par un mécanisme d’authentification sécuritaire (mot de passe, code d’identification, reconnaissance faciale, biométrie digitale, etc.)
S'assurer que les versions finales et les versions préliminaires nécessaires à la continuité des opérations se trouvent également dans l'espace unité DocUM ou dans StudiUM, le cas échéant.
Pour plus d'informations sur ces services, consultez le catalogue de services.
Si l'ordinateur sur lequel vous travaillez ne dispose pas de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc), vous avez deux solutions:
S'il s'agit de votre ordinateur personnel, vous pouvez installer la suite Office offerte gratuitement dans le cadre de la licence institutionnelle ( 5 copies sont permises)
Si vous travaillez sur un autre ordinateur que le vôtre, vous pouvez utiliser la suite Office en ligne qui offre la plupart des fonctionnalités de la version installée.
La suite Office en ligne est accessible à partir de votre portail Microsoft : https://0365.umontreal.ca
Par téléphone : Les TI mettent à disposition des employés une application pour téléphone et ordinateur Windows qui permet de téléphoner et de recevoir les appels en utilisant votre numéro de téléphone professionnel. Il faut pour cela communiquer avec le Centre de services des TI.
Par conférence web: Deux services de conférence web sont offerts à l'ensemble des employés pour tous leurs besoins de réunion.
Plusieurs solutions sont offertes pour collaborer à distance:
La plus complète est la plateforme Teams qui permet d'avoir des conversations audio, de clavarder, d'organiser des réunions, de partager des documents et de travailler simultanément sur ces mêmes documents.
Le wiki permet de co-construire de la documentation, de gérer et faire le suivi d'un projet, d'organiser le travail d'équipe en partageant de la documentation, un calendrier d'équipe, en créant des tâches et en les assignat pour faire le suivi, etc.
Si vous devez produire des documents et les partager avec quelques collaborateurs pour révision, votre espace OneDrive est le bon endroit pour déposer ces documents et les partager.
Appareil | Applications disponibles |
Windows | Word, PowerPoint, OneNote, Excel, Access, Publisher, Outlook, InfoPath |
Mac | Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote |
Téléphone Windows | Office mobile, OneNote et Outlook |
Téléphone Windows 10 | Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Courrier et Calendrier |
Tablette Windows | Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Courrier et Calendrier |
iPhone | Word, Excel, PowerPoint et OneNote |
iPad | Word, Excel, PowerPoint et OneNote |
Téléphone Android | Word, Excel, PowerPoint et OneNote |
Tablette Android | Word, Excel, PowerPoint et OneNote |