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Introduction

Le télétravail consiste à exercer tout ou partie de son activité professionnelle à distance que ce soit au domicile, dans un espace de travail partagé ou en mode nomade (lors de déplacements professionnels) et ceci grâce aux technologies de l'information.

Cette page présente les outils technologiques que les Technologies de l'information offrent à la communauté afin de répondre à ce besoin de plus en plus présent.

Accès rapide à l'offre de service de:


Intrawiki

Teams

OneDrive

Pour accéder à certains services comme Synchro, Intrawiki ou Docum, vous aurez besoin de vous connecter au VPN de l'Université.
Pour cela, vous pouvez utiliser le lien suivant : https://vpn.umontreal.ca
ou installer l'application sur votre appareil.
Pour plus de détails, consulter la FAQ VPN.

Accès rapide aux applications :

Intrawiki

Teams

OneDrive

Que vous ayez besoin de travailler sur vos propres fichiers ou sur des documents de votre unité, la bonne pratique consiste à utiliser les répertoires fournis par l'Université (DocUM, OneDrive, wiki, etc.) plutôt que le disque dur de votre ordinateur, surtout si celui-ci est votre appareil personnel ou un ordinateur en libre-service. De cette façon, vos documents seront toujours disponibles où que vous soyez et quelque soit l'appareil avec lequel vous y accédez.  De plus vous éliminez les risques de perte de vos documents occasionnés par le bris ou le vol de vos appareils.

Le tableau ci-dessous produit par la présente les différentes plateformes disponibles à l'Université ainsi que l'usage de chacun :

Le bon endroit pour stocker la bonne information!

Stockage et conservation des documents numériques (voir également la Directive concernant le stockage de l’information institutionnelle en infonuagique)

Pour plus d'informations sur ces services, consultez le catalogue de services.

Solutions

technologiques

Nécessite VPN de l'externe

Documents hautement confidentiels

(voir définition)
Discussions, échanges d'informationDocuments institutionnels versions préliminaires

Documents institutionnels

versions définitives

Documents individuels reliés à l'emploi (enseignement, recherche, cv,...)

Documents reliés à un cours déposés par un enseignant ou un étudiantDocuments  personnels non reliés à l'emploi

DocUM

Espace unité

OUI

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Environnement numérique d’apprentissage

NON

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Système d’archivage

institutionnel


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 Intrawiki

Wiki réservé aux employésde l’UdeM

OUI

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Wiki

Wiki pour la communauté universitaire

NON

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Microsoft Teams

Espace d'équipe

NON

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Espace individuel *
NON

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Solutions commerciales

OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.

N/A

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* Les directives pour OneDrive Entreprise s’appliquent également pour les dossiers et les documents synchronisés sur des appareils individuels (ordinateur, tablette, cellulaire), ces derniers devant être protégés par un mécanisme d’authentification sécuritaire (mot de passe, code d’identification, reconnaissance faciale, biométrie digitale, etc.)

(warning) S'assurer que les versions finales et les versions préliminaires nécessaires à la continuité des opérations se trouvent également dans l'espace unité DocUM ou dans StudiUM, le cas échéant.


Pour éditer vos fichiers, vous aurez besoin, la plupart du temps, de la suite Office 1 . Si l'ordinateur sur lequel vous travaillez ne dispose pas de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc), vous avez deux solutions:

  1. S'il s'agit de votre ordinateur personnel, vous pouvez installer  la suite Office offerte gratuitement dans le cadre de la licence institutionnelle ( 5 copies sont permises)

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2. Si vous travaillez sur un autre ordinateur que le vôtre, vous pouvez utiliser la suite Office en ligne qui offre la plupart des fonctionnalités de la version installée.

La suite Office en ligne est accessible à partir de votre portail Microsoft : https://o365.umontreal.ca


  1. Cela exclut bien sûr les utilisateurs Linux qui savent comment se procurer une suite bureautique libre et gratuite. ↩

Contexte

Durant la période de télétravail, vous aurez besoin de communiquer avec vos collègues et vos partenaires et de travailler sur des documents en commun. Voici quelques outils disponibles à l'UdeM :


Téléphone : Les TI mettent à disposition des employés un téléphone logiciel (Jabber) qui permet de téléphoner et de recevoir les appels en utilisant votre numéro de téléphone professionnel. Consulter pour plus de détails.

Messagerie instantanée et discussions de groupe : Teams permet de communiquer via messagerie instantanée avec chacun des employés et des étudiants de l'université. Il est également possible d'échanger des messages instantanés avec l'ensemble des membres d'une équipe.

Courriel : Le courriel reste disponible en ligne si vous n'avez pas un lecteur de courrier configuré sur votre appareil.

Conférence en ligne : Deux services de conférence web sont offerts à l'ensemble des employés pour tous leurs besoins de réunion.

Plusieurs solutions sont offertes pour travailler et collaborer en équipe et à distance.

La plateforme Teams permet d'avoir des conversations audio, de clavarder, d'organiser des réunions, de partager des documents et de travailler simultanément sur ces mêmes documents.

Plus de détails sur le site de Microsoft :

Le wiki permet de co-construire de la documentation, de gérer un projet, d'organiser le travail d'équipe en partageant la documentation, le calendrier d'équipe, en créant des tâches et en les assignant pour faire le suivi. Les notifications, les @mentions, les commentaires et les boutons "J'aime" permettent d'obtenir de la rétro-action des membres de l'équipe.

Veuillez noter que les TI fournissent un espace de travail sur demande et offrent une formation aux administrateurs d'espace. Pour plus de détails, consulter l'offre de service.

Pour un aperçu rapide des fonctionnalisés de Confluence, consulter le site du fournisseur Atlassian.

Si vous devez produire des documents et les partager avec quelques collaborateurs pour révision, votre espace OneDrive est le bon endroit pour déposer ces documents et les partager.

Plus de détails sur le site de Microsoft :

  • Page:
    Accès au réseau distant (VPN) —

    ← Retour au catalogue...

    Le service d'accès à distance sécurisé (VPN) permet d’établir un lien de communication sécurisé avec les services situés dans l’Intranet universitaire.  Depuis votre domicile ou en déplacement, votre ordinateur peut ainsi accéder aux ressources internes, telles que:

    • un répertoire sur un serveur comme DocUM;
  • Page:
    Bookings —

    ← Retour au catalogue...

    Microsoft Bookings fait partie de la suite Office 365. C'est une solution qui permet de planifier et gérer les rendez-vous à l'aide d'un calendrier partagé.

    Une page web, publique ou réservée à la communauté universitaire, donne la possibilité à des personnes de rechercher les créneaux horaires disponibles et de programmer des rendez-vous.
  • Page:
    Courriel institutionnel infonuagique —

    ← Retour au catalogue...

    Ce service permet à la communauté universitaire (employés, retraités, étudiants et diplômés) de bénéficier d’une adresse de courriel de l’Université de Montréal, habituellement sous la forme «prenom.nom@umontreal.ca».  Ce service permet également la gestion des agendas, des tâches et l'organisation de réunions.

  • Page:
    Listes Sympa —

    ← Retour au catalogue...

    Ce service permet aux employés et étudiants de l’UdeM d’avoir accès à un service de listes de courriels. Il offre un environnement Web complet de discussion électronique entre les membres d'une même liste. Tout employé ou étudiant peut demander la création d’une liste et en devenir propriétaire.

  • Page:
    Lists —

    ← Retour au catalogue...

    Microsoft Lists fait partie de la suite Office 365. C'est une solution qui permet de faire le suivi des informations et d'organiser le travail (événements, problèmes, ressources, etc.).

    Elle regroupe toutes les listes d'un utilisateur, qu'elles aient été créées avec l'application, dans un site SharePoint d'équipe ou avec Teams (application de bureau ou web).
  • Page:
    Logithèque Web —

    ← Retour au catalogue...

    La rend accessible un certain nombre de logiciels couverts par des licences institutionnelles de l’Université de Montréal. Ces logiciels sont disponibles selon le statut (employé, étudiant), la fonction (professeur), la plateforme (Windows, Linux, Mac) et selon le site à partir duquel l’utilisateur accède à la logithèque (campus, centre hospitalier ou externe).

  • Page:
    Mon UdeM —

    ← Retour au catalogue...

    Qu'est-ce que je dois savoir aujourd'hui pour bien fonctionner à l'UdeM ?

    Mon UdeM propose, à l'aide d'une interface web et d'une application mobile (iOS et Android), une plateforme regroupant l'essentiel des communications institutionnelles et des outils pour fonctionner au quotidien à l'UdeM, tant pour les étudiants que pour les employés.
  • Page:
    Office 365 —
     Appareil

    Applications disponibles

    Windows

    Word, PowerPoint, OneNote, Excel, Access, Publisher, Outlook, InfoPath

    Mac

    Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote

    Téléphone  Windows

    Office mobile, OneNote et Outlook

    Téléphone  Windows 10

    Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Courrier et Calendrier

    Tablette  Windows

    Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Courrier et Calendrier

    iPhone

    Word, Excel, PowerPoint et OneNote

    iPad

    Word, Excel, PowerPoint et OneNote

    Téléphone Android

    Word, Excel, PowerPoint et OneNote

    Tablette Android

    Word, Excel, PowerPoint et OneNote
  • Page:
    OneDrive Entreprise —

    ← Retour au catalogue...

    Ce service fournit un espace de stockage dans le nuage ("cloud") sur les serveurs de Microsoft hébergés au Canada dans lequel vous pouvez déposer, partager et synchroniser vos fichiers de travail.

    Cet environnement sécurisé vous permet :
  • Page:
    Partage de fichiers DOCUM —

    ← Retour au catalogue...

    Ce service permet aux unités d’obtenir un espace de stockage pour le dépôt et le partage de leurs fichiers.

    Certains de ces documents doivent se conformer au Système officiel de classification (SOC) selon la

  • Page:
    Portfolio —

    ← Retour au catalogue...

    Le portfolio électronique permet aux étudiants de conserver des traces de leurs expériences, d’organiser ces traces, de construire et de partager leurs réflexions à propos de l’acquisition des connaissances et des compétences ainsi que des expérimentations sur le terrain. De plus, le portfolio permet l’organisation de la rétroaction avec des enseignants et les pairs.
  • Page:
    Proxy des bibliothèques —

    ← Retour au catalogue...

    Le service PROXY permet un accès direct aux ressources électroniques des bibliothèques de l'Université de Montréal à partir d'un appareil qui n'est pas branché directement au réseau sur le campus.

    Consulter le site web des bibliothèques.
  • Page:
    Signature électronique —

    ← Retour au catalogue...

    Avant d’utiliser ConsignO Cloud, veuillez prendre connaissance de

    Veuillez également consulter le

  • Page:
    StudiUM —

    ← Retour au catalogue...

    L'Université de Montréal met à la disposition des professeurs, des chargés de cours et des étudiants un environnement numérique d'enseignement et d'apprentissage StudiUM.  Il est disponible à l'adresse suivante : https://studium.umontreal.ca/

    Une version mobile est aussi disponible :
  • Page:
    StudiUM formation continue —

    ← Retour au catalogue...

    StudiUM formation continue est l’environnement numérique d'apprentissage public de l'Université de Montréal. Il est disponible à l'adresse suivante : https://studiumfc.umontreal.ca/

    Une version mobile est aussi disponible :

Le Bureau à distance (RDP) permet de se brancher à son ordinateur de bureau et de le contrôler à distance. Utilisé par les employés dont l'ordinateur de fonction n'est pas un portable, le Bureau à distance était très utilisé il y a quelques années.

Aujourd'hui, la plupart de nos outils informatiques sont disponibles via une interface web et nos données sont entreposées dans des serveurs distants. C'est le cas

  • du courriel avec des boites aux lettres dont la capacité ne nécessite plus d'archiver les courriels dans des fichiers pst,
  • des données institutionnelles déposées dans Docum
  • des fichiers des travail personnels que l'on n'enregistre plus localement sur son ordinateur mais dans OneDrive Entreprise
  • L

Il n'est donc plus nécessaire de recourir au bureau à distance la plupart du temps.

Il peut être nécessaire de l'utiliser dans certains cas, par exemple lorsqu'un logiciel spécifique est disponible sur l'ordinateur de bureau et il n'est pas possible de l'installer sur un autre appareil ou lorsque l'ordinateur dans le laboratoire contrôle un équipement scientifique.

Les analystes du Centre de service des TI sont disponibles pour vous aider à évaluer vos besoins et configurer le bureau à distance au besoin.

Veuillez pour cela compléter ce formulaire.

Utilisation du Bureau à distance:

Après avoir fait une demande auprès du Centre de services pour permettre une connexion à votre ordinateur du bureau, suivez les étapes ci-dessous pour utiliser le Bureau à distance:

Utilisez le Bureau à distance sur votre PC Windows 10, ou sur un appareil Windows, Android ou iOS, pour vous connecter à un PC à distance.

  • Configurez le PC que vous souhaitez connecter pour qu'il permette les connexions à distance :
    • Sur l'appareil que vous souhaitez connecter, sélectionnez Démarrer > Paramètres  > Système > Bureau à distance, activez l’option Activer le Bureau à distance.
    • Notez le nom de ce PC sous Procédure de connexion à cet ordinateur. Vous en aurez besoin plus tard.
  • Utiliser le Bureau à distance pour vous connecter au PC que vous avez configuré :

    • Sur votre PC Windows 10 : dans la zone de recherche de la barre des tâches, saisissez Connexion Bureau à distance, puis sélectionnez Connexion Bureau à distance. Dans Connexion Bureau à distance, saisissez le nom de l’ordinateur auquel vous souhaitez vous connecter (à partir de l’étape 1), puis sélectionnez Se connecter.

    • Sur votre appareil Windows, Android ou iOS : ouvrez l’application Bureau à distance (disponible gratuitement à partir de Microsoft Store, Google Play et Mac App Store), puis ajoutez le nom du PC auquel vous souhaitez vous connecter (à partir de l’étape 1). Sélectionnez le nom du PC distant que vous avez ajouté, puis attendez la fin de la connexion.

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