Phase 2 - Analyse : Dossier d'affaires

Le but de cette 2^eme étape est de clarifier la solution souhaitée afin d'en déterminer les coûts et/ou les efforts de réalisation/acquisition.  Cette analyse permettra de répondre aux question de notre direction afin d'obtenir de leur part une autorisation de s'engager dans ce projet et de passer aux étapes suivantes (conception, réalisation...).

Les objectifs poursuivis sont :

• Analyser les processus d'affaires et rechercher les opportunité d'optimisation et d'amélioration;
• Clarifier et documenter les besoins à combler, les processus à soutenir, les fonctionnalités souhaitées, les interfaces de saisies, de consultation et rapports attendues;
• Comprendre les tenants des problématiques à résoudre et identifier les solutions à mettre en place ( politiques, procédurales et/ou fonctionnelles);
• Établir la liste précise des requis (critères sur lesquelles sera évaluer la solution livré)
• Identifier les alternatives de réalisation disponible (options : produits commerciaux, partenariats, adaptation de solutions existantes, développement interne ou imparties...)
• Montage de plan de réalisation préliminaire pour chacune des options retenus illustrant le séquencement des grandes phases de réalisation du projet ainsi que les différents livrables et établissant la durée probable de réalisation du projet;
• Estimation des coûts de réalisation des options de réalisation retenus

Le livrable est un dossier d'affaires : Ce dossier regroupe l'ensemble des informations citées ci-dessus. Il sera déposé dans une formule complète (destiné au comité directeur de projet afin de leur permettre de superviser les travaux et d'en contrôler la conformité) dans une présentation succincte (exécutif) à soumettre à la gouvernance (facultaire et dans certains cas, institutionnelle).

Les bénéfices recherchés par cet exercice sont :

• Clarifier la nature de la demande, les demandeurs, les promoteurs, les enjeux et processus en cause;
• Obtenir l'appui de la gouvernance pour passer à la "Phase 2 - Analyse" : autorisation de procéder à une analyse de faisabilité (assignation de ressources pour conduire l'analyse et produire le dossier d'affaires);
• Informer les membres du comité de direction (Codir)  de l'intention : saisir les opportunité de répondre par la même occasion aux besoins des autres unités.

Rôles et responsabilité :

Demandeur :

• produire les arguments qui permettront d'étayer le contexte, la nature de la demande et d'ainsi préciser la problématique à la base des besoins, les bénéfices recherchés, la portée, les enjeux entourant le projet suggéré.
• présenter et défendre l'intention devant les bonnes instance lorsque requis

VD-Ex :

• Accompagner le/les demandeur dans la réflexion et la production de l'énoncé
• Appui dans la rédaction
• Analyse préliminaire et production de recommandation quant à la nature et les opportunité suggérées par l

Promoteur :

• Intention de financement (pouvant être conditionnelle aux résultats de l'analyse et de la conception)
• Appui politique lors des présentations du projet