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Phase 3 - Conception : Cahier de charges

Le but de cette 3e étape est de définir précisément chacun des livrables ainsi que le plan de réalisation pour y arriver.  Cette définition passe par le cahier de charges qui servira tant aux concepteurs/programmeurs (internes ou externes) que pour ceux qui auront à valider la conformité de chacun des livrables.

Les objectifs poursuivis sont :

  • Produire une grille des requis (fonctionnels ou affaires);
  • Produire un dictionnaire des données (lorsqu’applicable) décrivant chacune des données et la façon dont elles doivent être générées, stockées ou transférées;
  • Produire les plans d'architecture de la solution (architecture fonctionnelle, applicative, informatique et de sécurité);
  • Produire un plan précis de réalisation pour chacune des phases du projet (chacun des livrables);
  • Stratégie d'acquisition de la solution (lorsque applicable, par exemple, le dossier et le résultat d'un l'appel d'offres);
  • Production d'un budget de réalisation.

Le livrable est un cahier de charges : ce dossier regroupe l'ensemble des informations citées ci-dessus. Ce dossier sera déposé sous deux formes :

  • Dossier complet : destiné au comité directeur de projet afin de leur permettre de superviser les travaux et d'en contrôler la conformité;
  • Présentation succincte (exécutif) à soumettre à la gouvernance (facultaire et dans certains cas, institutionnelle) pour autorisation de réalisation et financement.

Les bénéfices recherchés par cet exercice sont :

  • Contrôle de qualité et de conformité des livrables;
  • Financement de la réalisation;
  • Appui éclairé de la direction, avec critères clairs permettant l'évaluation de livrables (portée, coûts, échéances)

Rôles et responsabilités :

Demandeur :

  • Disponibilité;
  • Identifier et mettre à contribution toutes les parties prenantes nécessaires à l'analyse;
  • Validation sérieuse chacune des informations collectées, incluant les requis fonctionnels, les processus d'affaires, les besoins opérationnels particuliers;
  • Présentation et défense des hypothèses retenues.

Parties prenantes :

  • Disponibilité et engagement.

VD-Ex :

  • Efforts de collecte des informations;
  • Documentation des processus;
  • Analyse des données en cause;
  • Rédaction du dossier d'affaires;
  • Accompagner le/les demandeurs et parties prenantes dans la réflexion et dans la production de la documentation demandée;
  • Recherche de solutions existants et analyse de leur valeur respective;
  • Dresser la liste de toutes les hypothèses de solution envisageables (opportunités);
  • Identification des risques inhérents à chaque hypothèse de solution;
  • Choisir les hypothèses les plus acceptables/réalisables pouvant faire partie de la recommandation;
  • Élaboration de plans préliminaires de réalisation (hypothèses retenues);
  • Estimation des coûts découlant des hypothèses retenues;
  • Production des recommandations quant aux hypothèses de solutions retenues;
  • Présenter et défendre les hypothèses retenues.

Promoteur :

  • Intention de financement (pouvant être conditionnelle aux résultats de la conception)
  • Appui politique lors des présentations du dossier d'affaires

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