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Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

      • Formulaires de demandes de service
      • Descriptions de chaque service et solution
      • Assistance à l’accès
      • Aide à l’utilisation des solutions
      • Foire aux questions
      • Guides et procéduriers
      • Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)


http://services-ti.medecine.umontreal.ca


Ce site sera par la suite fermé. Refaites vos raccourcies










Examsoft - Évaluation assistée par ordinateur

Accès - Programme de médecine :
www.examsoft.com/umontreal

Accès - Programme de réadaptation : 
www.examsoft.com/umontrealreadap

Description

Solution d'évaluation des étudiants assistée par ordinateur permettant la tenue d'évaluations informatisées.

Ce service a été mis en production à la Faculté en août 2016.

Examsoft est un produit infonuagique commercial (SAAS) permettant des évaluations sécurisées, assistées par ordinateur en mode hors ligne. Le contrat est facultaire. Les unités souhaitant adopter cette solution doivent obtenir l'autorisation et le financement de la direction facultaire. Chaque nouvelle population fera l'objet d'un projet d'intégration. Ce projet prévoit la formation, la gestion du changement et l'inscription de l'unité comme client de ce service.


Répondants

  • Pilote de service :
    Chantale Morin | Services d'évaluations

    selon l'unité :

    Pr. de médecine : Dr Stéphane Ouellet

    Pr. de réadaptation : Louise Demers

  • Propriétaire : Vice-décanat exécutif | Faculté de médecine
  • Responsable de produit : Robin Dionne | VD-Ex

Clientèle visée

Solution destinée aux unités académiques désirant procéder à l'évaluation de leurs étudiants par l'entremise d'une solution logiciel, soit une évaluation assistée par ordinateur et évoluant au sein de la communauté de la Faculté de médecine de l'Université de Montréal.

Applicables aux communautés ayant obtenu des licences.

Unité

Employés

Étudiants

Un soutien à l'exploitation (soutien avancé, pour les administrateurs de l'unité) est offert par le fournisseur conjointement avec l'appui du responsable de produit du VD-Ex.


Le VD-Ex agit comme soutien de 2e ligne

Si le soutien obtenu chez Examsoft ne répond pas à vos attentes (qualité de la réponse, pertinence de la solution, délai de réponse) veuillez nous contacter et nous transférer votre demande de soutien pour que nous nous assurions du suivi et de la résolution.

Problème avec le soutien ExamSoft

Gestion des licences

  • L'unité doit présenter son plan d’affaires à la direction de la faculté pour obtenir, lors des audiences budgétaires, les fonds nécessaires à l’acquisition des licences Examsoft (une licence par étudiant, par année, nombre illimité d’évaluations).
  • Les contrats de licences sont gérés par le CST | VD-Ex.
  • Le contrat de base a été prévu pour permettre l'ajout de nouveaux groupes d'exploitants sans devoir passer par un processus d'appels.
  • La date anniversaire des licences est le 1er août de chaque année.
  • Les licences sont sur la base du nombre d'étudiants par année (aucune limite sur le nombre d'examens, d'enseignants ou de questions).

Conditions d'utilisation

Chaque unité doit :

  • Imposer l'acquisition des postes informatiques aux étudiants des cohortes concernées
  • Identifier et responsabiliser un répondant départemental unique (pilote) pour toutes questions concernant l'exploitation de l'instance ExamSoft et les licences attribuées à l'unité. Il est aussi nécessaire d'identifier une personne supplémentaire pouvant agir de suppléante advenant que le pilote ne puisse remplir ses responsabilités.
  • Procéder à la réservation des salles permettant la tenue des examens assistés par ordinateur (salle électrifiée).
  • Constituer et gérer son dictionnaire de catégorie en fonction de ses objectifs de cours, de programmes et/ou d’agrément.
  • Gérer les processus de conception et de validation des questions et doit par le fait même gérer l'ensemble du patrimoine déposé dans la banque départementale de question. Une personne responsable de la banque de question doit être identifiée (ainsi qu'un suppléant)
  • Produire et gérer son calendrier d'évaluation et s'harmoniser avec le Bureau d'évaluation (SEV) de la faculté.
  • Gérer et assumer les frais de surveillance des examens
  • Gérer et assumer les frais découlant des différents processus de révision/correction des examens
  • Gérer et assumer les frais pouvant découler des efforts de soutien technique qu'elle pourrait vouloir offrir aux étudiants.
  • Tenir, au moins un mois avant la tenue du premier examen, un "Examen de simulation" (ou faux-examen de pratique) obligatoire pour tous les étudiants.

Examen de simulation

L’examen de simulation permet de :

  • s’assurer que les ordinateurs portables des étudiants respectent bien les requis minimums et sont effectivement compatibles avec Examplify.
  • initier les étudiants à Examplify dans un contexte autre que lors d’un véritable examen (gestion de la curiosité et de l'inquiétude).
  • conscientiser les étudiants de l'importance de maitriser la procédure de désactivation de l'antivirus installé sur leur poste personnel.

Plan d'intervention lors des examens

Le plan d'intervention prévoit les actions à prendre et les ressources à prévoir pour permettre de soutenir un étudiant pouvant éprouver un problème au moment de l'examen.
L'expérience de nos partenaires ainsi que des membres du projet pilote nous incite à recommander la démarche suivante :

  1. Demander à l’étudiant de redémarrer son ordinateur et redémarrer le test
  2. Prêter un ordinateur à l’étudiant.  Le surveillant devra alors entrer lui-même le mot de passe qui permettra à l’étudiant le deuxième téléchargement de l’examen
  3. Passer à la copie papier

Ordinateurs portables de relève

La Faculté de médecine, par le biais du CST | VD-Ex, dispose d'un certain nombre d'ordinateurs portables configurés et strictement dédiés au plan d'intervention en cas de problèmes techniques par un étudiant sur son ordinateur lors d'une séance d'évaluation assistée par ordinateur.  Ces ordinateurs seront répartis selon la demande et la concurrence entre les différents examens.

Parties prenantes

  • L'unité académique de la Faculté de médecine - Unité
  • Services d'évaluation du VD-Ex | Faculté de médecine - SEV
  • Services technologiques du VD-Ex | Faculté de médecine - CST
  • Fournisseur de la solution - ExamSoft

Répartition des responsabilités

La séquence normale des événements entourant la tenue d'une évaluation assistée par ordinateur permet d'illustrer la répartition des responsabilités et tâches devant être exécutées par chacune des parties prenantes. Celles-ci illustrent bien le cadre d'exploitation proposé par la faculté.

Tâches

Responsable

Préparation de la cohorte 
   Validation des inscriptions (Synchro) de tous les étudiants de la cohorte (confirmation au CST)Unité
   Importation des listes étudiantes et création en lots des comptes étudiants (accès ExamSoft)Services technologiques - VD-Ex
   (plus)  Création des comptes enseignants et attribution des accès appropriésUnité
   Préparation/personnalisation d'un "Examen de simulation"Unité
   Organisation et tenu d'un "examen de simulation" (4 semaines avant le 1e examen)Unité
Préparation de l'examen 
   Création des questions d'examen + solutionnaire 
      Conception des questions + réponsesEnseignant
      Conseils : Conception d'examen et de solutionnaireServices d'évaluation - VD-Ex
      Saisie des questions et réponsesUnité
      Révision linguistiqueUnité
      Révision de la catégorisationUnité
      Vérification docimologiqueServices d'évaluation - VD-Ex
      Approbation des questionsUnité
   Création de l'examen 
      Montage de l'examen (fonction ExamSoft)Enseignant - Unité
      Validation docimologique de l'examen [Objectifs d'évaluation]Unité +
Services d'évaluation - VD-Ex
      Vérification technique : (Comportement technique du questionnaire SoftTest)Unité
      Approbation de l'examenUnité
Évaluation des étudiants : Examen 
      Publication de l'examen (sur approbation de l'unité)Unité
      Communication (envoi massif) : Avis de disponibilité et consignes de téléchargement (aux étudiants)Unité
      Supervision des téléchargements + rappelsUnité
      Réservation de la salle d'examenUnité
      Embauche et réservation des surveillants d'examenUnité
      Préparation des copies papier (plan d'intervention)Unité
Correction - Révision 
      Validation des réponses et des résultatsServices d'évaluation - VD-Ex
      Gestion du processus de correctionServices d'évaluation - VD-Ex
      Correction (correcteurs)Unité
Responsable du cours
      Validation de la conformité de la correctionServices d'évaluation - VD-Ex
      Traitement et compilation des résultatsServices d'évaluation - VD-Ex
      Analyse des résultats + recommandations Services d'évaluation - VD-Ex
      Production des rapports statistiquesServices d'évaluation - VD-Ex
      Approbation des résultats ou demande de modifications

Unité

Responsable du cours

      Modification des résultats + nouveaux rapportsServices d'évaluation - VD-Ex
      Traitement et compilation des résultats révisésServices d'évaluation - VD-Ex
      Annonce des dates de révisionUnité
      Communication (envoi massif) : Envoi des dates de révision Unité
      Diffusion des notes aux étudiants (via ExamSoft)Services d'évaluation - VD-Ex
      Réception des demandes de révision de la correctionUnité
      Analyse des demandes de révisionUnité
      Commande des modifications à la correction de l'examenUnité
      Mise à jour de la correction de l'examenServices d'évaluation - VD-Ex
      Nouvelle diffusion des notes (mise à jour dans ExamSoft)Services d'évaluation - VD-Ex

De façon générale, les conditions d'utilisation impliquent que chaque intervenant comprenne et respect son rôle et ses responsabilités dans le cadre d'exploitation d'un produit. Les rôles et responsabilités entourant l'utilisation, l'exploitation et la maintenance de ce produit se distribuent autour des intervenants clés que sont les utilisateurs, les exploitants, le pilote et le propriétaire du produit ainsi que le responsable du produit.

Utilisateur: 

Utilisateur de service
Toute personne appelée à faire l'usage d'un service ou d'un produit.

Exploitant: 

Exploitant
Intervenant effectuant des actions et interactions sur un système ou afin de mettre à profit les fonctionnalités de celui-ci dans le cadre de ses opérations dans un domaine d'affaires donné.

Pilote: 

Pilote de service

Personne(s) nommée(s) par le propriétaire du service et pouvant répondre à des besoins d'affaires d'un point de vue opérationnel pour un domaine d'affaires donné. Il est responsable de :

  • promouvoir et voir au bon respect des conditions d'accès et d'utilisation du service;
  • promouvoir et planifier les activités d'information et de formation en lien avec le service en fonction des opérations;
  • recevoir et d'analyser les demandes de changements (améliorations/correctifs) au service ;
  • analyser, en collaboration et avec le soutien du responsable de service, les impacts de tout changement sur les processus, fonctionnalités et services déjà offerts par le service;
  • préparer, avec le responsable de produit, les recommandations (dossier d'affaires) quant aux opportunités, compromis, impacts,
    risques, coûts et efforts pouvant découler d'un projet de changement;
  • discriminer et de voir à ce que soient escaladé au propriétaire (ou comité directeur) les demandes de changement ayant un impact sur la portée, la disponibilité ou la stabilité d'un service;
  • autoriser des changements n'ayant pas d'impact nécessitant une escalade à la gouvernance.

La nomination des pilotes vise à établir clairement les canaux de communication et de décision entre les clients et l'équipe service. Un pilote est aux centres des usages et propage l'information dans sa communauté de clients et d'utilisateurs. Il est le contact ultime (via une structure de traitement des demandes lorsque pour une population élargie) pour les membres de sa communauté et consolide leurs besoins pour transiger en leurs noms avec le responsable du service.

NOTE : Lorsqu'un service répond aux besoins de plusieurs centres d'affaires distincts (ex. : plusieurs départements) et qu'aucun comité ne rassemble déjà ceux-ci pour en consolider les besoins et en coordonner les opérations, un comité regroupant les responsables de ces centres d'affaires est créé pour permettre la gestion des priorités au sein même des groupes concernés. Ce comité directeur d'un service devra donc nommer un propriétaire qui sera leur représentant, promoteur et interlocuteur unique pour les questions stratégiques du service.

Propriétaire: 

Propriétaire de service

Personne responsable de la gouvernance d'un service et ayant pour mandat d'établir et de gérer les règles d'affaires ayant une incidence sur l'état ou l'évolution de :

  • la portée fonctionnelle du produit
  • les conditions d'accès et d'utilisation d'un service
  • les processus de gestion du service
    Le propriétaire doit :
  • voir à ce que les requis, priorités et objectifs d'affaires devant dicter la forme et l'évolution d'un service soient clairement établis et respectés tant dans la conception que dans la maintenance évolutive d'un service
  • nommer les pilotes du service
  • présenter et défendre devant la direction leurs demandes et projets de changement afin d'obtenir les ressources humaines et financières à la réalisation de ces changements et pour contribuer à l'analyse de positionnement et de priorisation du projet
  • présenter et défendre devant la direction les besoins (ressources humaines, matérielles ou financières) en termes de maintenance et d'opération d'un service.
  • selon la portée du service, le propriétaire pourrait devoir financer le projet si celui-ci n'est pas suffisamment transversal
    NOTE : selon l'étendue de la clientèle desservie et la portée d'un service, le propriétaire pourrait être un responsable d'unité ou une personne nommée par un comité directeur de service.

Responsable: 

Responsable de produit

Le responsable de produit est en charge de la maintenance, de la performance, de la disponibilité, de la sécurité et de l'évolution d'un produit. Il est responsable de l'application des changements, des mises à jour, de la configuration et de la gestion du/des produits sous sa responsabilité. En accord avec le responsable de la planification et du développement technologique et en collaboration avec les pilotes, il coordonne la mise en œuvre des ajouts et changements fonctionnels.


Le responsable de produit doit :

  • coordonner ses interventions avec les pilotes, responsables de service et responsable d'infrastructure; 
  • configurer les comportements et règles d'utilisation dans le respect du SLA; 
  • effectuer les travaux de personnalisation et de configuration des interfaces (navigation et habillage) et se coordonner avec les concepteurs; 
  • produire et maintenir les gabarits de déploiement destinés aux différents clients; 
  • assurer une vigie du comportement et de la performance du produit et proposer les correctifs nécessaires de façon proactive 
  • documenter les configurations et changements afin de soutenir les processus de recouvrement; 
  • produire et maintenir la documentation nécessaire à l'exploitation du produit par les pilotes, exploitants et utilisateurs; 
  • respecter et appliquer l'ensemble des processus principes et bonnes pratiques établies dans ce domaine.

Formations

Guides utilisateur

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Procédures

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Banque de questions

Catégories

Évaluations


Heures de services
  • Jours ouvrables de la semaine - lundi au vendredi
  • Heures ouvrables normales - 8h30 à 16h30

Temps de réponse

  • Nous vous répondrons dès que possible, dans un délai maximal de 8 heures ouvrables

Temps de traitement

  • Incidents : Peut varier selon le type d’incident. Nous traitons toujours les incidents dans le meilleur délai possible :
    Nous ferons tout en notre possible pour régler tous les incidents dans un délai maximal de 3 jours ouvrables
  • Requêtes : Selon le type de requête : entre 1 et 5 jours ouvrables

Attention

Ne pas confondre les requêtes de services avec les demandes de changements (améliorations, correctifs ou ajouts fonctionnels). Ces dernières doivent faire l'objet d'une proposition qui sera évalué et priorisé à titre de projet. Pour connaître les processus et délais de traitement des demandes de changements,

Questions fréquentes dans ce domaine

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