- Created by Guy Gagnon, last updated by Robin Dionne on Dec 09, 2021 4 minute read
Attention !Les contenus de ce catalogue de service sont Portail de service – Faculté de médecine – Université de MontréalVous y trouverez :
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Examsoft - Évaluation assistée par ordinateur
Accès - Programme de médecine :
www.examsoft.com/umontreal
Accès - Programme de réadaptation :
www.examsoft.com/umontrealreadap
Description
Solution d'évaluation des étudiants assistée par ordinateur permettant la tenue d'évaluations informatisées.
Ce service a été mis en production à la Faculté en août 2016.
Répondants
Pilote de service :
Chantale Morin | Services d'évaluationsselon l'unité :
Pr. de médecine : Dr Stéphane Ouellet
Pr. de réadaptation : Louise Demers
- Propriétaire : Vice-décanat exécutif | Faculté de médecine
- Responsable de produit : Robin Dionne | VD-Ex
Clientèle visée
Solution destinée aux unités académiques désirant procéder à l'évaluation de leurs étudiants par l'entremise d'une solution logiciel, soit une évaluation assistée par ordinateur et évoluant au sein de la communauté de la Faculté de médecine de l'Université de Montréal.
Applicables aux communautés ayant obtenu des licences.
Unité | Employés | Étudiants |
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Un soutien à l'exploitation (soutien avancé, pour les administrateurs de l'unité) est offert par le fournisseur conjointement avec l'appui du responsable de produit du VD-Ex. |
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Le VD-Ex agit comme soutien de 2e ligne
Si le soutien obtenu chez Examsoft ne répond pas à vos attentes (qualité de la réponse, pertinence de la solution, délai de réponse) veuillez nous contacter et nous transférer votre demande de soutien pour que nous nous assurions du suivi et de la résolution.
Gestion des licences
- L'unité doit présenter son plan d’affaires à la direction de la faculté pour obtenir, lors des audiences budgétaires, les fonds nécessaires à l’acquisition des licences Examsoft (une licence par étudiant, par année, nombre illimité d’évaluations).
- Les contrats de licences sont gérés par le CST | VD-Ex.
- Le contrat de base a été prévu pour permettre l'ajout de nouveaux groupes d'exploitants sans devoir passer par un processus d'appels.
- La date anniversaire des licences est le 1er août de chaque année.
- Les licences sont sur la base du nombre d'étudiants par année (aucune limite sur le nombre d'examens, d'enseignants ou de questions).
Conditions d'utilisation
Chaque unité doit :
- Imposer l'acquisition des postes informatiques aux étudiants des cohortes concernées
- Identifier et responsabiliser un répondant départemental unique (pilote) pour toutes questions concernant l'exploitation de l'instance ExamSoft et les licences attribuées à l'unité. Il est aussi nécessaire d'identifier une personne supplémentaire pouvant agir de suppléante advenant que le pilote ne puisse remplir ses responsabilités.
- Procéder à la réservation des salles permettant la tenue des examens assistés par ordinateur (salle électrifiée).
- Constituer et gérer son dictionnaire de catégorie en fonction de ses objectifs de cours, de programmes et/ou d’agrément.
- Gérer les processus de conception et de validation des questions et doit par le fait même gérer l'ensemble du patrimoine déposé dans la banque départementale de question. Une personne responsable de la banque de question doit être identifiée (ainsi qu'un suppléant)
- Produire et gérer son calendrier d'évaluation et s'harmoniser avec le Bureau d'évaluation (SEV) de la faculté.
- Gérer et assumer les frais de surveillance des examens
- Gérer et assumer les frais découlant des différents processus de révision/correction des examens
- Gérer et assumer les frais pouvant découler des efforts de soutien technique qu'elle pourrait vouloir offrir aux étudiants.
- Tenir, au moins un mois avant la tenue du premier examen, un "Examen de simulation" (ou faux-examen de pratique) obligatoire pour tous les étudiants.
Examen de simulation
L’examen de simulation permet de :
- s’assurer que les ordinateurs portables des étudiants respectent bien les requis minimums et sont effectivement compatibles avec Examplify.
- initier les étudiants à Examplify dans un contexte autre que lors d’un véritable examen (gestion de la curiosité et de l'inquiétude).
- conscientiser les étudiants de l'importance de maitriser la procédure de désactivation de l'antivirus installé sur leur poste personnel.
Plan d'intervention lors des examens
Le plan d'intervention prévoit les actions à prendre et les ressources à prévoir pour permettre de soutenir un étudiant pouvant éprouver un problème au moment de l'examen.
L'expérience de nos partenaires ainsi que des membres du projet pilote nous incite à recommander la démarche suivante :
- Demander à l’étudiant de redémarrer son ordinateur et redémarrer le test
- Prêter un ordinateur à l’étudiant. Le surveillant devra alors entrer lui-même le mot de passe qui permettra à l’étudiant le deuxième téléchargement de l’examen
- Passer à la copie papier
Ordinateurs portables de relève
La Faculté de médecine, par le biais du CST | VD-Ex, dispose d'un certain nombre d'ordinateurs portables configurés et strictement dédiés au plan d'intervention en cas de problèmes techniques par un étudiant sur son ordinateur lors d'une séance d'évaluation assistée par ordinateur. Ces ordinateurs seront répartis selon la demande et la concurrence entre les différents examens.
Parties prenantes
- L'unité académique de la Faculté de médecine - Unité
- Services d'évaluation du VD-Ex | Faculté de médecine - SEV
- Services technologiques du VD-Ex | Faculté de médecine - CST
- Fournisseur de la solution - ExamSoft
Répartition des responsabilités
La séquence normale des événements entourant la tenue d'une évaluation assistée par ordinateur permet d'illustrer la répartition des responsabilités et tâches devant être exécutées par chacune des parties prenantes. Celles-ci illustrent bien le cadre d'exploitation proposé par la faculté.
Tâches | Responsable |
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Préparation de la cohorte | |
Validation des inscriptions (Synchro) de tous les étudiants de la cohorte (confirmation au CST) | Unité |
Importation des listes étudiantes et création en lots des comptes étudiants (accès ExamSoft) | Services technologiques - VD-Ex |
![]() | Unité |
Préparation/personnalisation d'un "Examen de simulation" | Unité |
Organisation et tenu d'un "examen de simulation" (4 semaines avant le 1e examen) | Unité |
Préparation de l'examen | |
Création des questions d'examen + solutionnaire | |
Conception des questions + réponses | Enseignant |
Conseils : Conception d'examen et de solutionnaire | Services d'évaluation - VD-Ex |
Saisie des questions et réponses | Unité |
Révision linguistique | Unité |
Révision de la catégorisation | Unité |
Vérification docimologique | Services d'évaluation - VD-Ex |
Approbation des questions | Unité |
Création de l'examen | |
Montage de l'examen (fonction ExamSoft) | Enseignant - Unité |
Validation docimologique de l'examen [Objectifs d'évaluation] | Unité + Services d'évaluation - VD-Ex |
Vérification technique : (Comportement technique du questionnaire SoftTest) | Unité |
Approbation de l'examen | Unité |
Évaluation des étudiants : Examen | |
Publication de l'examen (sur approbation de l'unité) | Unité |
Communication (envoi massif) : Avis de disponibilité et consignes de téléchargement (aux étudiants) | Unité |
Supervision des téléchargements + rappels | Unité |
Réservation de la salle d'examen | Unité |
Embauche et réservation des surveillants d'examen | Unité |
Préparation des copies papier (plan d'intervention) | Unité |
Correction - Révision | |
Validation des réponses et des résultats | Services d'évaluation - VD-Ex |
Gestion du processus de correction | Services d'évaluation - VD-Ex |
Correction (correcteurs) | Unité Responsable du cours |
Validation de la conformité de la correction | Services d'évaluation - VD-Ex |
Traitement et compilation des résultats | Services d'évaluation - VD-Ex |
Analyse des résultats + recommandations | Services d'évaluation - VD-Ex |
Production des rapports statistiques | Services d'évaluation - VD-Ex |
Approbation des résultats ou demande de modifications | Unité Responsable du cours |
Modification des résultats + nouveaux rapports | Services d'évaluation - VD-Ex |
Traitement et compilation des résultats révisés | Services d'évaluation - VD-Ex |
Annonce des dates de révision | Unité |
Communication (envoi massif) : Envoi des dates de révision | Unité |
Diffusion des notes aux étudiants (via ExamSoft) | Services d'évaluation - VD-Ex |
Réception des demandes de révision de la correction | Unité |
Analyse des demandes de révision | Unité |
Commande des modifications à la correction de l'examen | Unité |
Mise à jour de la correction de l'examen | Services d'évaluation - VD-Ex |
Nouvelle diffusion des notes (mise à jour dans ExamSoft) | Services d'évaluation - VD-Ex |
De façon générale, les conditions d'utilisation impliquent que chaque intervenant comprenne et respect son rôle et ses responsabilités dans le cadre d'exploitation d'un produit. Les rôles et responsabilités entourant l'utilisation, l'exploitation et la maintenance de ce produit se distribuent autour des intervenants clés que sont les utilisateurs, les exploitants, le pilote et le propriétaire du produit ainsi que le responsable du produit.
Utilisateur: |
Utilisateur de service
Toute personne appelée à faire l'usage d'un service ou d'un produit. |
Exploitant: |
Exploitant
Intervenant effectuant des actions et interactions sur un système ou afin de mettre à profit les fonctionnalités de celui-ci dans le cadre de ses opérations dans un domaine d'affaires donné. |
Pilote: |
Pilote de service Personne(s) nommée(s) par le propriétaire du service et pouvant répondre à des besoins d'affaires d'un point de vue opérationnel pour un domaine d'affaires donné. Il est responsable de :
La nomination des pilotes vise à établir clairement les canaux de communication et de décision entre les clients et l'équipe service. Un pilote est aux centres des usages et propage l'information dans sa communauté de clients et d'utilisateurs. Il est le contact ultime (via une structure de traitement des demandes lorsque pour une population élargie) pour les membres de sa communauté et consolide leurs besoins pour transiger en leurs noms avec le responsable du service. NOTE : Lorsqu'un service répond aux besoins de plusieurs centres d'affaires distincts (ex. : plusieurs départements) et qu'aucun comité ne rassemble déjà ceux-ci pour en consolider les besoins et en coordonner les opérations, un comité regroupant les responsables de ces centres d'affaires est créé pour permettre la gestion des priorités au sein même des groupes concernés. Ce comité directeur d'un service devra donc nommer un propriétaire qui sera leur représentant, promoteur et interlocuteur unique pour les questions stratégiques du service. |
Propriétaire: |
Propriétaire de service Personne responsable de la gouvernance d'un service et ayant pour mandat d'établir et de gérer les règles d'affaires ayant une incidence sur l'état ou l'évolution de :
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Responsable: | Responsable de produit
Le responsable de produit est en charge de la maintenance, de la performance, de la disponibilité, de la sécurité et de l'évolution d'un produit. Il est responsable de l'application des changements, des mises à jour, de la configuration et de la gestion du/des produits sous sa responsabilité. En accord avec le responsable de la planification et du développement technologique et en collaboration avec les pilotes, il coordonne la mise en œuvre des ajouts et changements fonctionnels. Le responsable de produit doit :
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Formations
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Guides utilisateur
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Procédures
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Banque de questions
- Création de questions
- Création de questions - Prise de décision clinique (PDC)
- Importation de questions | Word/RTF
- Importation de questions - Mise en page avancée | Word/RTF
Catégories
Évaluations
Heures de services |
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Temps de réponse |
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Temps de traitement |
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Attention
Ne pas confondre les requêtes de services avec les demandes de changements (améliorations, correctifs ou ajouts fonctionnels). Ces dernières doivent faire l'objet d'une proposition qui sera évalué et priorisé à titre de projet. Pour connaître les processus et délais de traitement des demandes de changements,
Questions fréquentes dans ce domaine
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