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Les contenus de ce catalogue de service sont
maintenant déménagés sur un nouveau site de service :

Portail de service – Faculté de médecine – Université de Montréal

Vous y trouverez :

- - Formulaires de demandes de service
  - Descriptions de chaque service et solution
  - Assistance à l’accès
  - Aide à l’utilisation des solutions
  - Foire aux questions
  - Guides et procéduriers
  - Liste de toutes vos demandes (avec état d’avancement/traitement)

http://services-ti.medecine.umontreal.ca

Ce site sera par la suite fermé. Refaites vos raccourcies

DocUM - Partage/Stockage documentaire

Description

DocUM est la solution institutionnelle de stockage et de gestion documentaire de l'Université de Montréal. Elle est fondée sur la technologie SharePoint. Cette solution est offerte et pris en charge par le service institutionnel des technologies de l'information [TI]. La gestion de cette solution comporte plusieurs volets dont certains ont des particularités facultaires. Le BST est en soutien à l'exploitation de cette solution par les unités de la faculté.

Répondants

Propriétaire du service : Université de Montréal
Responsable du service : Les TI
Pilotes facultaire du service :

...

Nom du service

Ce service permet aux unités d’obtenir un espace de stockage pour le dépôt et le partage de leurs fichiers.

Certains de ces documents doivent se conformer au Système officiel de classification (SOC) selon la

1. Espace de stockage :

Offre	Type d’unité	Quota maximum sans frais (incluant les copies de sauvegarde)
	Unités académiques et administratives relevant d’une Faculté: Départements, écoles, services, instituts Employés de type non enseignant sur fonds courants
1	Moins de 10 employés	100 Go
2	10 employés et plus	250 Go

	Unités académiques et administratives: Facultés, écoles, services institutionnels Employés de type non enseignant sur fonds courants
3	1 à 24 employés	500 Go
4	25 à 49 employés	1000 Go
5	50 employés et plus	1500 Go

6	Laboratoires informatiques d’enseignement des unités académiques:	50 Go

7	Autres unités: Services autofinancés, chaires ou centres de recherche reconnus par le BRDV, associations, syndicats, comités	10 Go

2. Copie de sécurité de l’ensemble de l’espace de stockage :

Copies quotidiennes durant 1 mois, accessibles par l'option des versions précédentes.
Copies mensuelles disponibles le dernier jour de chaque mois, jusqu'à 4 mois de rétention. Les copies sont accessibles par l'option des versions précédentes.

L'espace disque utilisé pour les copies de sécurité est inclus dans le quota de l'espace de l'unité.

Pour plus de détails, consulter la FAQ.

3. Accessibilité par différentes méthodes selon la localisation (sur le campus ou hors campus) et selon les différentes communautés d'utilisateurs :

Pour les employés et les étudiants :
- sur le campus par un lecteur réseau à partir d'un poste de travail connecté au réseau filaire ou au réseau sans-fil sécurisé;
- hors campus ou par le réseau sans-fil non sécurisé en utilisant le VPN.
Pour les invités :

sur le campus et hors campus en utilisant le VPN.

4. Accompagnement pour l'implantation de la structure officielle de classification par la Division de la gestion des documents et des archives (DGDA) dans les unités académiques et administratives.

5. Il est possible de faire créer des groupes en lot pour appliquer les permissions sur une nouvelle structure dans DOCUM. Cette option pourra être utilisée pour la création d'au moins vingt groupes. Pour obtenir ce service, veuillez contacter le soutien aux unités par le prévu à cet effet.

Les utilisateurs ne voient que les dossiers auxquels ils ont accès.
Nomenclature des groupes de gestion dans DOCUM :

Nom	Description
«unité»-docum	Groupe général qui inclut tous les groupes et les comptes ayant accès à l'espace de partage de fichiers de l'unité.
«unité»-docum-ctr	Groupe de gestion de l'espace de partage de fichiers de l'unité. Seuls les comptes de fonction «ca-login» et «admu-login» peuvent être ajoutés à ce groupe.
«unité»-docum-avis-quota	Liste de distribution, restreinte aux responsables de l'espace de partage de fichiers, utilisée pour transmettre les alertes automatisées lorsque les quotas sont atteints. Le ou les membres de cette liste doivent obligatoirement détenir un compte SIM et une boîte aux lettres @umontreal.ca. Le compte «ca-unité» ne peut recevoir les alertes par courriel puisqu'il n'a pas de boîte aux lettres.

L'accès à DOCUM est possible à partir des appareils mobiles. Pour plus de détails, veuillez consulter la .
Le soutien des appareils mobiles est exclu.

Responsabilités de l'utilisateur:

Utiliser le service à des fins professionnelles, en conformité avec les Politiques et Règlements de l'Université de Montréal, entre autres : la Politique de sécurité de l'information, la Politique de gestion de l'information, la Politique sur la protection des renseignements personnels et la Directive sur l'utilisation de l'information infonuagique.
Se conformer à la structure officielle de classification en déposant les documents institutionnels dans les répertoires désignés selon la .
Utiliser le service à partir d'un poste qui détient un antivirus à jour.

L’espace réseau ne doit pas être utilisé pour y déposer des archives. Les documents électroniques suivent les mêmes règles de conservation que les documents sur papier.

Responsabilité de l'administrateur de l'espace dans l'unité :

Gérer les permissions et les quotas du partage de l’unité.

Veuillez noter qu'il n'est pas recommandé de retirer l'accès aux groupes ci-dessous. Il est obligatoire de les laisser en place si vous souhaitez obtenir l'aide des TI.

Nom	DescriptionDescription
Domain Admins	Groupe restreint d'administrateurs systèmes des TI
docum-ctr	Groupe restreint d'analystes faisant partie du soutien aux unités des TI

98 % en tout temps, à l‘exclusion des périodes de maintenance prévues.

Type de requête	Qui a le droit de faire cette requête	Délai de prise en charge	Délai de traitement
Obtenir un espace d'unité sur DOCUM	Gestionnaire dans l'unité	1 jour	2 à 15 jours ouvrables
Modifier le quota de l'espace d'unité DOCUM	Gestionnaire dans l'unité	1 jour	2 à 15 jours ouvrables

Au-delà de l'offre gratuite, le coût est de 1,00 $ par Go par année, avec un minimum d'achat par tranche de 100 Go.

Un bon de réquisition est requis pour l'achat d'espace supplémentaire.

Le tarif comprend la réplication des données sur un deuxième site.

Cette offre de service sera révisée annuellement.

Faculté, département ou école Service administratif Service autofinancés Centre de recherche

Professeur Chargé de cours Employé régulier Employé sur fond de recherche

Seul un gestionnaire ou un professeur dans l'unité peut demander le service.

Auprès des TI, pour obtenir ou modifier un espace sur DOCUM :

Demander le service

L'accès au formulaire est limité aux responsables informatiques des unités.
Par téléphone, au 514 343-6111, poste 1740.

Auprès de la DGDA, pour demander l'implantation du Système officiel de classification (SOC) (obligatoire pour les unités académiques et administratives) :

par courriel: soutien@archiv.umontreal.ca
par téléphone: 514 343-6111, poste 33849.

À partir d’un poste Windows, de l'une des manières suivantes :

Sélectionner le bouton Explorateur Windows situé dans la barre des tâches. Sous Ordinateur, cliquer sur <unité> (\\docum) (V :)
Sélectionner le bouton Démarrer -> Ordinateur, option « Emplacement Réseau » <unité> (\\docum) (V :) ;
Inscrire le chemin d’accès « \\docum.umontreal.ca\<unité>\ » dans la boîte de recherche du menu Démarrer.

À partir d’un poste MAC ou Linux :

Inscrire le chemin d’accès smb://docum/<unité>

Consulter le guide utilisateur (nécessite une connexion VPN)

Consulter la FAQ.

Page:

Partage de fichiers DOCUM
Page:

Office 365
Page:

Wiki
Page:

Listes de distribution par programme d'études
Page:

OneDrive Entreprise
Page:

Power BI
Page:

Bookings
Page:

Lists
Page:

Gestion du pourriel
Page:

Listes Sympa
Page:

Courriel institutionnel infonuagique

Source : DOCUM [TI]

Les services technologiques du VD-Ex sont en soutien aux unités de la faculté de médecine exploitant ce service dans les opérations académiques et administratives. Notre soutien aux exploitants de DocUM se décline selon les volets de services suivants :

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Demande de service...

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en savoir plus sur ce volet de service...

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en savoir plus sur ce volet de service...

Description

La structure documentaire de votre unité a été mise en place en alignement avec les principes et bonnes pratiques de gestion documentaire dictée par la Division de la gestion de documents et des archives du Secrétariat général de l'Université de Montréal.

Ces principes et bonnes pratiques sont formalisés dans le Système officiel de classification (SOC) de la DGDA. Cette structure documentaire soutient des mécanismes institutionnels de moissonnage, de protection et d'archivages des informations en fonction des familles documentaires, et ce, dans le respect des lois en vigueur à cet effet.

La modification des premiers paliers de votre structure documentaire doit faire l'objet d'une approbation de la part de la DGDA.

Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche de validation. Sur approbation de la DGDA, nous effectuerons pour vous les modifications à la structure documentaire et appliquerons les octrois d'accès et de permission en fonction des groupes d'accès que vous aurez identifié.

En savoir plus sur la gestion des accès et permissions aux branches documentaires...

En savoir plus sur OGLP et la nomenclature des groupes d'accès...

Répondants

Responsable du service :
Marie-France Lalonde | VD-Ex

en savoir plus sur ce volet de service...

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en savoir plus sur ce volet de service...

Conditions pour tous :

Respecter les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire
Respecter et faire respecter les principes de classification documentaires mis en place par la DGDE

Conditions pour le responsable administratif de l'unité :

Exploiter les groupes d'accès en respectant :

émises par le DGDA;
les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.

Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.

Le service de stockage documentaire DocUM est destiné aux opérations académiques et administratives des unités.
Le service de soutien à la gestion des accès et privilèges est destiné aux responsables administratifs de chaque unité.

Le VD-Ex est en soutien aux unités (responsables administratifs) dans la gestion des accès et permissions applicables aux branches documentaires déployées dans le service de stockage DocUM.

Les politiques institutionnelles en matière de gestion documentaire ont pour but de nous assurer une saine gestion de nos informations dans le respect des lois et des bonnes pratiques en termes de confidentialité (sécurité des informations) et de conservation (moissonnage et archivage des collections)

Les exploitants de DocUM doivent connaître et respecter les politiques institutionnelles suivantes :

Heures de services	Jours ouvrables de la semaine - lundi au vendredi Heures ouvrables normales - 8h30 à 16h30
Temps de réponse	Nous vous répondrons dès que possible, dans un délai maximal de 8 heures ouvrables.
Temps de traitement	Incidents et questions : Peut varier selon le type de demande. Nous traitons toujours les incidents dans le meilleur délai possible. Prestations de service : Les prestations de services sont sujettes à des calendriers et conditions. Le temps nécessaire pour effectuer une prestation est aussi tributaire de la nature et de la complexité de la demande et peut donc largement varier d'une demande à l'autre. Merci de vous référer à la section "Conditions d'utilisation" pour en savoir plus.